e-Fatura mı e-Arşiv mi? Faturayı GİB Sorgusuyla Doğrulama

Bir tedarikçiden aldığınız faturanın e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğunu, faturayı düzenleyen tarafın ve alıcı olarak sizin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığınıza bakarak anlarsınız. Bu ayrım Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Belge sayfalarında anlatılır. Faturanın gerçekliğini ise düzenleyenin unvanından, vergi numarasından ve faturanın benzersiz tanımlayıcılarından yola çıkarak GİB'in e-Belge sayfasındaki sorgulama bölümünde kontrol etmeye çalışırsınız. Blog, mağaza ya da işletme sahibiyseniz ve bir ajanstan, yayıncıdan ya da reklam alanı satıcısından hizmet alıyorsanız, bu kontrol ödeme yapmadan önce atılabilecek en ucuz adımlardan biridir. Hukuki tavsiye değildir.

Faturanın türünü bilmek neden işe yarar?

Hizmet bedelini ödedikten sonra elinize geçen bir PDF'in gerçekten düzenlendiğini kimse size söylemez, siz de sormazsanız ortaya çıkmaz. Üstelik bir reklam, tanıtım yazısı ya da bağlantı paketi satın aldığınızda ürün soyuttur. Teslimatı ekranda görürsünüz, ama faturayı kimin hangi sistemde kestiğini görmezsiniz. Belge türünü bilmek üç işe yarar. Birincisi, faturanın nereden sorgulanabileceğini gösterir. İkincisi, tedarikçiden hangi biçimde belge beklemeniz gerektiğini netleştirir. Üçüncüsü, sonradan çıkabilecek bir anlaşmazlıkta elinizdeki belgenin hangi kayıt sistemine dayandığını bilmenizi sağlar.

Örnek senaryo: şehirde birkaç şubesi olan bir kafe zinciri, yeni şubesi için yerel bir yayıncıdan sponsorlu içerik satın alıyor. Yayıncı ödemeden sonra faturayı e-posta ekinde gönderiyor. Zincirin muhasebe sorumlusu, faturayı deftere işlemeden önce belgenin türünü ve gerçekliğini kontrol etmek istiyor. Aynı örnek, yazının ilerleyen bölümlerinde adım adım izlenir.

İki belge türünün GİB sayfalarındaki tanımı

GİB'in e-Belge sayfası e-Fatura, e-Arşiv ve e-Serbest Meslek Makbuzu (e-SMM) için ayrı menü başlıkları taşır. Tedarikçi faturası bağlamında ilk ikisi önemlidir. e-SMM ve serbest meslek makbuzu sorgusu bu konunun dışındadır.

e-Fatura nedir?

GİB'in e-Fatura sayfası (yeni sekmede açılır), e-Fatura'yı biçim ve standardı GİB tarafından belirlenen, KDV mevzuatındaki faturada bulunması gereken bilgileri taşıyan elektronik bir belge olarak tanımlar. Sayfaya göre satıcı ile alıcı arasındaki iletim merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleşir. Sayfa, e-Fatura'nın yeni bir belge türü olmadığını, kâğıt ortamındaki faturayla aynı niteliklere sahip olduğunu da söyler. Standart olarak UBL-TR adlı, XML tabanlı bir yapı anılır.

Sayfa ayrıca e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükelleflerin birbirlerine yaptıkları mal satışı ve hizmet sunumlarında bu faturayı göndermesi ve almasıyla ilgili hükmü aktarır. Kayıtlı bir mükellef, kayıtlı olmayan bir mükellefe kâğıt fatura düzenler. Sayfa, bu mükellef e-Arşiv sistemindeyse e-Arşiv fatura düzenleyebileceğini de belirtir.

e-Arşiv fatura nedir?

GİB'in e-Arşiv sayfası (yeni sekmede açılır), e-Arşiv faturayı 509 sıra no'lu VUK Genel Tebliği kapsamındaki bir elektronik fatura türü olarak anlatır. Bu faturayı, Başkanlığın e-Arşiv uygulamasına geçişi onayladığı mükellefler düzenler. Sayfaya göre onaylanmış mükellef, e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefe yaptığı satışta e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve mükellef olmayanlara yaptığı satışta e-Arşiv fatura düzenler.

Teslim biçimi için sayfadaki ifade şudur: fatura, alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilir. Yani e-Arşiv bir faturayı e-posta ekinde görmeniz de, kâğıt çıktı olarak almanız da belge türünü değiştirmez. Belge türünü teslim biçimi değil, düzenleme biçimi belirler.

Tablo: iki belge türü yan yana

Tablodaki son satır önemlidir. Ana sayfada e-Arşiv için "e-Arşiv Fatura Sorgulama" başlığı açıkça vardır. e-Fatura menüsünde ise hakkında, mevzuat ve teknik mimari, yararlanma yöntemleri, kayıtlı kullanıcılar listesi, özel entegratörler listesi ve saklama izni alan kurumların listesi sayılır. Sayfada başka bir sorgu ekranı tarif edilmiyorsa, ekran adı uydurmayın.

Alıcı olarak sizin durumunuz hangi belgeyi belirler?

Sayfaya göre belge türü, satıcının uygulamadaki durumu ve alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasıyla belirlenir. Alıcı olarak sizin durumunuz bu yüzden yan bilgi değildir.

Karar kuralı: hangi belgeyi beklemelisiniz?

1. Şirketiniz e-Fatura sisteminde kayıtlıysa ve satıcı da e-Fatura sistemindeyse, GİB sayfasına göre satıcının e-Fatura düzenlemesi beklenir.
2. Şirketiniz e-Fatura sistemine kayıtlı değilse ve satıcı e-Arşiv uygulamasındaysa, satıcının e-Arşiv fatura düzenlemesi beklenir. Teslim biçimini talebinize göre kâğıt ya da elektronik olarak isteyebilirsiniz.
3. Satıcı, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya e-Arşiv uygulamasında olmadan satış yapıyorsa, sayfada anlatılan kural kâğıt fatura düzenlemesidir.
4. Satıcının hangi sistemde olduğunu bilmiyorsanız, sayfadaki kayıtlı mükellef listelerine bakın. Listenin nasıl sorgulandığı ana sayfada tarif edilmez, bağlantıyı açıp ekranı kendiniz görün.

Uygulama önerisi: sipariş formuna veya teklife "fatura türü" için tek satır koyun ve satıcıya hangi sistemde fatura keseceğini sorun. Cevap sipariş kaydında dursun. Böylece fatura geldiğinde beklediğiniz belge ile gelen belgeyi karşılaştırabilirsiniz.

Kayıtlı olmayan alıcıya e-Fatura kesildiyse

Sayfa, kayıtlı olmayan alıcıya e-Fatura düzenlenmesini tarif etmez. Böyle bir belge geldiyse tedarikçiye sorun. Cevabı yazılı alın. Hüküm yorumlamak size düşmez, amaç belgenin neden o biçimde geldiğini kayda geçirmektir.

Tedarikçiden fatura istemek ve belgesiz alımın sonucu

Faturayı sorgulamadan önce elinizde bir fatura olmalıdır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun 21. maddesinin (yeni sekmede açılır) birinci fıkrası, ticari işletmesi bağlamında bir mal satmış, üretmiş, bir iş görmüş veya bir menfaat sağlamış olan tacirden diğer tarafın kendisine bir fatura verilmesini ve bedel ödenmişse bunun da faturada gösterilmesini isteyebileceğini söyler. Yani faturayı talep etmek bir lütuf değil, maddenin tarif ettiği bir istemdir.

3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu'nun 9. maddesinin ikinci fıkrası (yeni sekmede açılır) ise belgesiz hizmet satın alınmasıyla ilgilidir. Fıkraya göre envanter sırasında belgesiz mal bulundurulduğu veya belgesiz hizmet satın alındığı tespit edilirse, bu alışlar nedeniyle ziyaa uğratılan KDV, belgesiz mal bulunduran veya hizmet satın alan mükelleften aranır. Fıkranın devamındaki ayrıntılar bu konunun dışındadır. Burada kalacak bilgi şudur: hizmeti alan taraf olarak belgesiz ödeme yapmak sizin için de sonuç doğurabilecek bir durumdur.

Uygulama önerisi: faturası olmayan bir reklam, bağlantı ya da yazı satın alımını "ödendi" diye kapatmayın. Fatura gelene kadar sipariş kaydında durumu açık tutun.

GİB e-Belge sayfasında sorgulama

GİB e-Belge ana sayfası (yeni sekmede açılır) e-Arşiv menüsü altında "e-Arşiv Fatura Sorgulama" başlığını sayar. Sorgulama sayfası (yeni sekmede açılır) gezinti yolunda "e-Arşiv" ve "Fatura Sorgulama" ifadelerini taşır. Belgelerde bu konuda ifade yok.

Uygulama önerisi: sorgu ekranını açın, istediği alanları not edin ve faturadaki bilgilerle eşleştirin. Sayfada olmayan bir adımı yazmak, sizi yanlış bir beklentiyle ekrana gönderir. Ekranı açtığınızda gördüğünüz alanları kendiniz not edin ve faturanızdaki karşılıklarını arayın.

Sorgudan önce hazırlık

Uygulama önerisi: sorguya başlamadan önce elinizdeki faturanın şu bilgilerini ayrı bir not olarak çıkarın.

• Düzenleyenin ticari unvanı ve vergi kimlik bilgisi.
• Faturanın tarihi ve üzerindeki belge numarası veya benzersiz tanımlayıcı.
• Fatura toplamı ve KDV tutarı.
• Hizmetin adı ve dönemi: siparişinizdeki tanımla aynı mı?
• Faturanın size e-posta ile mi, portal indirmesiyle mi, kâğıt olarak mı geldiği.

Uygulama önerisi: bu listeyi kendi kayıtlarınıza göre uyarlayın. Sorgu ekranında hangi alanların sorulduğuna göre kısaltılabilir ya da uzatılabilir.

Sorgu sonucunu nasıl yorumlarsınız?

Sorguda bir kayıt bulduysanız, kayıttaki bilgilerle elinizdeki belgeyi karşılaştırırsınız. Bulamadıysanız hemen "sahte" demezsiniz. Bulunamama; yanlış girilmiş bilgi, henüz iletilmemiş belge ya da farklı bir belge türü gibi birçok nedene bağlı olabilir. GİB sayfasında sorgu sonuçlarının yorumuna dair ifade yoktur. Karar, tedarikçiyle yazılı yazışma sonrasında verilir.

Karşılaştırma tablosu: eşleşmesi gerekenler

Sorgu ekranında hangi satırların görüneceği GİB sayfasında tarif edilmediği için "Sorgu ekranı veya kayıt" sütunu, ekranda gerçekten gördüklerinize göre doldurulur.

Örnek senaryo: kafe zincirinin sponsorlu içerik faturası

Örnek senaryo: kafe zinciri, yerel yayıncıdan aldığı sponsorlu içerik için ödeme yapmadan önce faturayı kontrol etmeye karar veriyor.

1. Sipariş kaydında yayıncının hangi türde fatura keseceği sorulmuş ve "e-Arşiv" cevabı alınmıştır.
2. Fatura e-posta eki olarak gelir. Muhasebe sorumlusu faturanın unvanını ve vergi bilgisini siparişteki bilgilerle karşılaştırır.
3. GİB e-Belge ana sayfasındaki e-Arşiv Fatura Sorgulama bağlantısı açılır. Ekranda hangi alanların istendiği not edilir.
4. Bulunan kayıt, faturanın tarihi, tutarı ve düzenleyeni açısından gözle karşılaştırılır.
5. Üç bilgi de tutuyorsa ödeme onaya gönderilir. Birinde fark varsa tedarikçiye yazılı soru gider.

Bu akışta zincirin işi hukuki bir değerlendirme yapmak değildir. İş, belgeyi sipariş kaydıyla eşleştirmek ve tutarsızlıkta sormaktır.

Şube sayısı çoğaldığında düzen

Birden fazla şube aynı yayıncıdan hizmet alıyorsa, her şubenin kendi faturasını mı alacağı, yoksa merkezin mi alacağı baştan yazılmalıdır. Unvan karışıklığı, merkez adına kesilmesi gereken faturanın şube adına kesilmesine yol açar. Bu da sorgu sırasında "kayıt yok" izlenimi yaratabilir. Faturanın kimin adına kesileceği sipariş formunda unvan ve vergi bilgisiyle yazılırsa sorun baştan önlenir.

Temiz sonuç ne anlama gelir?

Eşleşen bir kayıt yalnızca tek bir soruyu kapatır: elinizdeki belge, tedarikçinin düzenlediği belgeyle uyuşuyor. Yazıların sipariş edildiği gibi yayımlandığını, bağlantıların doğru sayfaya gittiğini ya da fiyatın anlaşılan fiyat olduğunu kanıtlamaz. Bunlar ayrı kontrollerdir. Yayımlanan her içeriği açın, bağlantı metnini ve hedef sayfayı siparişle karşılaştırın, yayın tarihini aynı klasöre not edin. Ardından tamamlanmış kalemlerin ödemesini onaylayın, eksik kalanları bekletin.

Şubeler arası onay sırası

Uygulama önerisi: fatura önce şube yöneticisine ulaşıyorsa, yöneticinin ilk işi hizmetin gerçekten teslim edilip edilmediğine bakmak olsun. Merkez muhasebe ise yalnızca belge kontrolünü ve sorguyu yapsın. Böylece "hizmet teslim edildi" ve "fatura doğru" kararları iki ayrı kişide, iki ayrı kayıtta durur. Aynı kişinin ikisini birden onaylaması, bir hatanın iki kez gözden kaçmasına neden olabilir.

Eşleşmezse sırayla ne yapılır?

1. Faturayı ödemeye göndermeyin. Karşılaştırmayı not edin: hangi alan, ne bekleniyordu, ne bulundu.
2. Tedarikçiye yazılı olarak sorun. İlk mesajda suçlama olmasın, belge türünü ve eşleşmeyen alanı yazın.
3. Cevap gelene kadar sipariş kaydında fatura durumunu "kontrol bekliyor" olarak tutun.
4. Cevap tatmin edici değilse, faturaya itiraz süresiyle ilgili hükmü hatırlayın. TTK madde 21'in ikinci fıkrası, fatura alan kişinin aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde faturanın içeriği hakkında itirazda bulunmaması hâlinde içeriği kabul etmiş sayılacağını söyler. Kontrolü bu süre içinde yapmak bu yüzden önemlidir.
5. Süre dolmadan, itirazınızı yazılı ve izlenebilir bir yolla iletin.

Sürenin başlangıcı, kapsamı ve itirazın düzeni ayrı bir konudur. Sizi ilgilendiren nokta şu: faturayı geç kontrol etmek, kontrolün işe yarayacağı pencereyi daraltabilir.

Tedarikçi sorgu sonucunu kabul etmezse

Tedarikçi "faturayı kestim, sizin sorgunuz yanlış" diyebilir. Bu durumda elinizdeki PDF'in kendisini, e-postanın başlık bilgisini ve gönderim tarihini saklayın. Tedarikçiden faturanın iletildiği kanalı ve belge numarasını yazılı olarak isteyin. Uygulama önerisi: tartışmayı tek e-posta zincirinde tutun, telefon görüşmesi olduysa görüşme özetini kısa bir e-postayla karşı tarafa teyit ettirin.

Fatura hiç gelmediyse veya yalnızca görsel geldiyse

Bir tedarikçi faturayı mesaj uygulamasından görsel olarak gönderebilir. Bu biçim, GİB sayfasında e-Arşiv için tarif edilen iletim biçimlerinden (kâğıt veya elektronik ortam) hangisine denk geldiğini değerlendirmeniz için yeterli bilgi vermez. Uygulama önerisi: tedarikçiden faturanın resmî biçimini ve belge numarasını iletmesini isteyin. Görseli tek başına kayıt belgesi saymayın.

Fatura hiç gelmediyse, TTK madde 21'in birinci fıkrası size faturayı isteme dayanağı verir. Talebi yazılı yapın ve talep tarihini kaydedin.

Fatura teslimattan önce kesildiğinde

Her fatura hizmet bittikten sonra gelmez. Ajanslar ve yayıncılar ödemeyi ve faturayı işin başında isteyebilir. 3065 sayılı KDV Kanunu'nun 10. maddesi vergiyi doğuran olayı sayar. Maddeye göre mal teslimi ve hizmet ifası hallerinde vergiyi doğuran olay malın teslimi veya hizmetin yapılmasıdır. Malın tesliminden veya hizmetin yapılmasından önce fatura veya benzeri belge verilmesi hallerinde ise bu belgelerde gösterilen miktarla sınırlı olmak üzere belgenin düzenlenmesi vergiyi doğuran olay olarak sayılır. Kısım kısım teslim veya hizmet yapılması mutat olan ya da bu konuda mutabık kalınan hallerde her bir kısmın teslimi veya bir kısım hizmetin yapılması esas alınır.

Bu hükmün vergisel sonuçlarını yorumlamak size düşmez. Alıcı olarak sizin için pratik anlamı şudur: faturanın tarihi ile hizmetin teslim tarihi aynı olmayabilir ve fatura tek başına teslimatı kanıtlamaz. İki tarihi sipariş kaydında ayrı alanlarda tutun.

Aşamalı hizmetlerde fatura sırası

Uygulama önerisi: aylık içerik, aylık raporlama ya da kampanya bazlı hizmetlerde teklif şu sorulara cevap versin. Cevaplar sipariş kaydına geçsin.

• Fatura tek seferde mi, dönemsel olarak mı kesilecek?
• Her fatura hangi teslimat dönemine karşılık geliyor?
• Dönem içinde eksik kalan kalem varsa fatura nasıl düzeltilecek?
• Düzeltme faturası veya iade belgesi hangi belge türüyle düzenlenecek?

Son soru özellikle önemlidir. Tedarikçi bir faturayı e-Arşiv olarak kesmişse, düzeltme belgesinin hangi yolla geleceği ödeme öncesinde netleştirilmelidir. Bu konunun hukuki ve vergisel ayrıntısı ilgili sayfalar açılmadan yazılmaz, ama sorunun sorulması için ayrıntıya gerek yoktur.

Kalem bazında okuma: kafe zincirinin faturası

Örnek senaryo: kafe zincirinin yayıncıdan aldığı faturada üç kalem vardır. Birincisi sponsorlu içerik yayını, ikincisi içeriğin sosyal medya duyurusu, üçüncüsü yayından sonra bir aylık konum düzenidir. Muhasebe sorumlusu faturayı kalem kalem sipariş formuyla eşleştirir.

Tablodaki "karar" sütunu bir uygulama önerisidir. Amaç, faturanın tamamını tek bir "evet" ya da "hayır" ile onaylamak yerine kalem kalem değerlendirmektir. Böylece yalnızca teslim edilmemiş kalem için yazılı soru gider, doğru kalemlerin ödemesi gecikmez.

Kalem eşleşmezse neyi saklarsınız?

Siparişte olmayan bir kalem faturaya girmişse, faturanın tamamını değil kalemi sorgulayın. Tedarikçiden kalemin hangi talebe dayandığını yazılı isteyin. Siparişte olan bir kalem faturada yoksa, kalemin sonraki bir faturada mı geleceğini, yoksa hiç teslim edilmeyeceğini sorun. Her iki durumda da cevabı e-posta yoluyla alın, çünkü telefon görüşmesinin içeriğini sonradan göstermek zordur.

Ajans aracılığıyla alınan hizmette fatura zinciri

Bir ajanstan yayıncı bağlantısı veya reklam alanı alıyorsanız fatura ilişkisi iki katmanlı olabilir. Ajans, kendi adına size fatura keser. Yayıncı da ajansa fatura kesmiş olabilir. Alıcı olarak elinizdeki belge yalnızca ajansın faturasıdır. Yayıncının ajansa kestiği fatura sizin belgeniz değildir.

Bu fark, itiraz sırasında önem kazanır. Fatura ajanstan geldiyse ajansla yazışırsınız. Yayıncının fatura bilgisini ajansın size açıklaması beklenmez, ancak teklifte kaynak bilgisi bölümü varsa bunu isteyebilirsiniz. Teklif okuma ve kaynak bilgisi konusunda SEO ajansı teklifinde backlink kalemi yazısındaki kontrol listesi kullanılabilir.

Fatura sahibi ile hizmet sahibi aynı mı?

Uygulama önerisi: fatura üzerindeki unvan ile hizmeti fiilen yapan tarafın unvanı farklıysa bunu sipariş kaydına açıkça yazın. Örneğin hizmeti yayıncı verir ama fatura ajans adına kesilir. Bu durum kendi başına sorun değildir, ama itiraz yazısında muhatabın kim olacağını belirler. Faturayı kesen taraf kimse itirazı ona gönderirsiniz.

Aylık mutabakat rutini

Birden fazla tedarikçiyle çalışan bir işletme için faturaları ay sonunda toplu kontrol etmek, sekiz günlük süreyi aşma riskini artırır. Çünkü süre, faturayı aldığınız tarihten işler. Bunun yerine fatura geldiği gün kontrol edilmelidir.

1. Fatura geldiği gün, faturayı alan kişi tarihi kaydeder.
2. Aynı gün belge türü, unvan, tarih, tutar ve hizmet tanımı siparişle karşılaştırılır.
3. GİB e-Belge sorgusu aynı gün veya ertesi iş günü yapılır.
4. Fark varsa tedarikçiye yazılı soru gün içinde gönderilir.
5. Ay sonunda yalnızca kayıt klasörleri gözden geçirilir. Yeni kontrol ay sonuna bırakılmaz.

Uygulama önerisi: faturayı ilk alan kişi ile ödeme onayı veren kişi farklı olsun. Faturayı ilk alanın görevi tarihi kaydetmektir, ödeme onayı verenin görevi kontrol listesinin doldurulduğunu görmektir.

Takvimi kimin tuttuğu

Sekiz günün hangi gün başlayıp hangi gün bittiği konusunda sorular çıkabilir. Bu sorulara kendi yorumunuzla cevap vermeyin. Tarihi fatura teslimi kaydından alın ve kontrolü bu tarihin gerisinde bırakmadan yapın. Tatil günlerinin sayılıp sayılmayacağı gibi ayrıntılar maddenin okunan metninde yer almaz. Süreyi kısa tutan bir iç takvim kurmak belirsizliği ortadan kaldırır.

Dikkat edilecek yanlış anlamalar

"PDF olarak geldi, demek ki e-Fatura"

Teslim biçimi belge türünü belirlemez. GİB sayfasına göre e-Arşiv fatura da alıcının talebine göre elektronik ortamda iletilebilir.

"Sorguda çıkmadı, sahte"

Çıkmama birkaç nedene bağlı olabilir. Sayfada çıkmayan bir kaydın ne anlama geldiği tarif edilmez, bu nedenle kesin hüküm yerine yazılı soru ve karşılaştırma gerekir.

"Faturam var, hizmet de tamam"

Fatura, hizmetin teslim edildiğini göstermez. Teslimat kanıtı sipariş kaydı, rapor ve çıktılarla ayrıca tutulur.

"Kayıtlı olmasam da e-Fatura alırım"

GİB sayfasına göre e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasındadır. Kayıtlı olmayan alıcı için sayfadaki karşılık kâğıt fatura veya satıcı e-Arşiv uygulamasındaysa e-Arşiv faturadır.

"e-Arşiv zayıf bir belgedir"

GİB sayfası böyle bir ayrım yapmaz. Sayfada e-Arşiv, resmî bir elektronik fatura türü olarak anlatılır.

Fatura arşivi ve kayıt düzeni

Doğrulamanın değeri, sonucun saklanmasıyla artar. Kayıt düzeni basit tutulabilir.

• Her fatura için bir klasör açın. Klasörde sipariş formu, teklif, fatura dosyası, sorgu notunuz ve yazışma bulunsun.
• Dosya adına tedarikçi, tarih ve belge numarasını yazın.
• Sorgu tarihini ve sorguyu yapan kişiyi kaydedin.
• Fatura ile teslimatı ayrı satırlarda izleyin: "fatura doğrulandı" ile "hizmet kabul edildi" aynı şey değildir.
• Tedarikçiyle yaşanan her açıklama talebini fatura klasörüne ekleyin.

Saklama sürelerine dair kural bu konunun dışındadır. GİB sayfasında e-Fatura saklama hizmeti veren kurumların listesi bir menü başlığı olarak geçer, ama saklama yükümlülüklerinin ayrıntısı o sayfada okunmadan yazılmaz.

Sorgu notu şablonu

Sorgu sonucunu serbest cümlelerle değil, sabit bir şablonla yazmak sonradan okumayı kolaylaştırır. Uygulama önerisi: her fatura için aynı satırlar doldurulsun.

Bu şablonun işlevi, sorgunun gerçekten yapıldığını ve sonucunun o gün için ne olduğunu göstermektir. Aynı sorgu birkaç gün sonra farklı bir sonuç verirse, ilk notunuz durumun nasıl değiştiğini anlamanızı sağlar. Ekranın verdiği hata mesajını da olduğu gibi kaydedin, çünkü hata mesajı tedarikçiyle yapılacak yazışmada somut bir dayanak olur.

Kontrol listesi: ödeme öncesi

• Sipariş kaydında fatura türü belirtildi.
• Faturadaki unvan ve vergi bilgisi teklifle aynı.
• Tutar, sipariş formundaki fiyatla aynı.
• Hizmet tanımı siparişteki tanımla aynı.
• GİB e-Belge sorgu ekranında kayıt aratıldı ve sonuç not edildi.
• Fark varsa tedarikçiye yazılı soru gitti.
• Fatura klasörü oluşturuldu.

Ajans ve yayıncı faturalarında sorulacak sorular

Ajans hizmetlerinde ayrı bir soru daha gerekir: ajans sizin adınıza üçüncü bir yayıncıdan hizmet alıyorsa fatura kimin adına kesilir? Ajans kendi faturasını mı keser, yoksa yayıncının faturası mı size devredilir? Cevap teklifte yazmıyorsa, siparişten önce sorun.

Sık Sorulan Sorular

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki temel fark nedir?

GİB sayfalarına göre e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında merkezi platform üzerinden iletilen elektronik belgedir. e-Arşiv fatura ise e-Arşiv uygulamasına geçişi onaylanmış mükelleflerin, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve mükellef olmayanlara düzenlediği elektronik fatura türüdür. Hukuki tavsiye değildir.

e-Arşiv faturayı kâğıt olarak almak mümkün mü?

GİB'in e-Arşiv sayfası, faturanın alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilebileceğini söyler.

Faturayı GİB sayfasında nasıl sorgularım?

GİB e-Belge ana sayfası e-Arşiv menüsünde "e-Arşiv Fatura Sorgulama" başlığını sayar. Sorgulama sayfasındaki form alanları için belgelerde bu konuda ifade yok; ekranda hangi bilgilerin istendiğini sayfayı açarak görün.

Sorguda faturam çıkmazsa sahte olduğunu mu düşünmeliyim?

Hayır. GİB sayfalarında sonuç yorumuna dair ifade yoktur. Karşılaştırmayı not edin, tedarikçiye yazılı soru sorun ve cevaba göre ilerleyin.

Tedarikçi fatura vermezse ne yapabilirim?

TTK madde 21'in birinci fıkrası, ticari işletmesi bağlamında hizmet sağlamış tacirden diğer tarafın fatura verilmesini isteyebileceğini söyler. Talebi yazılı yapın ve tarihi kaydedin.

Faturayı kontrol etmek için ne kadar süre vardır?

TTK madde 21'in ikinci fıkrası, fatura alan kişinin aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde faturanın içeriği hakkında itirazda bulunmamışsa içeriği kabul etmiş sayılacağını söyler. Kontrolü bu sürenin içinde bitirin.

Sonuç

Fatura türü, satıcının uygulamadaki durumu ve alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasıyla belirlenir. GİB e-Belge sayfası e-Arşiv için bir sorgulama başlığı sunar, ama sorgu ekranının ayrıntısını sayfa metni tarif etmez. Ödemeden önce türü sipariş kaydına yazın, faturadaki unvan, tarih ve tutarı teklifle karşılaştırın, sorguyu yapıp sonucu klasöre ekleyin ve eşleşmeyen noktayı yazılı sorun. Hukuki tavsiye değildir.

Sponsorlu içerik ve bağlantı alımlarını kayıtlı, faturalı ve izlenebilir bir düzende yürütmek istiyorsanız backlink paketleri sayfasına bakabilirsiniz. Şişirilmiş teslimat kontrolü için sahte trafik ve şişirilmiş SEO metrikleri yazısı yazısı yardımcı olur.