Serbest Meslek Makbuzu mu Fatura mı? Yazar Ödemesi

Bir yazara, çevirmene veya danışmana ödeme yapacaksanız ilk soru tutarın kaç lira olduğu değil, karşınızdaki kişinin hangi belgeyi düzenleyeceğidir. Şirket olarak çalışan biri fatura kesebilir, serbest meslek erbabı olarak çalışan biri ise serbest meslek makbuzu düzenler. Ödemeyi yapan taraf olarak sizin tarafınızda ise bir kesinti sorusu doğabilir. Hukuki tavsiye değildir.

Bu konu özellikle blog yayınını büyüten e-ticaret sahibini, ajansla çalışan işletme yöneticisini ve dışarıdan içerik satın alan küçük ekipleri ilgilendirir. Çerçeve, hangi soruyu kime, hangi aşamada soracağınızı ve cevabı hangi belgeyle kayda geçireceğinizi gösterir.

Karşınızdaki kişi kim: şirket mi, serbest meslek mi?

Belge türü, karşı tarafın nasıl çalıştığına bağlıdır. Fatura ve kesinti başlıklarının genel çerçevesi için dijital pazarlama faturası, KDV ve stopaj rehberine bakabilirsiniz. Aynı metni yazan iki kişiden biri limited şirket üzerinden fatura düzenleyebilir, diğeri kendi adına serbest meslek erbabı olarak makbuz düzenleyebilir. Siz bu ayrımı belirleyemezsiniz, ancak teklif aşamasında sorarak netleştirebilirsiniz.

Sorulacak ilk üç soru

Anlaşmadan önce yazara veya danışmana şu üç soruyu yöneltin.

1. Hangi sıfatla çalışıyorsunuz: şirket mi, serbest meslek erbabı mı?
2. Bana hangi belgeyi düzenleyeceksiniz ve hangi ad ve unvanla?
3. Tutarı brüt mü, net mi söylüyorsunuz?

Cevapları e-posta veya mesajla yazılı alın. Sözlü cevap, ay sonunda muhasebe "bu belge neden böyle" diye sorduğunda size bir dayanak vermez.

Yazılı almak neden önemli?

Yazılı kayıt iki işe yarar. Birincisi, belge geldiğinde teklifteki sıfatla uyuşup uyuşmadığını karşılaştırabilirsiniz. İkincisi, ay sonunda tutar farkı çıkarsa farkın nedenini net-brüt yazışmasından bulursunuz. Uygulama önerisi: teklif e-postasını ve onay mesajını ödeme dosyasına aynı gün ekleyin.

Fatura mı, makbuz mu: belge yönü

Ortak karıştırma noktası, belgeyi kimin düzenlediği ve kimin adına düzenlendiğidir. Satın alan olarak siz belge düzenlemezsiniz, belgeyi alırsınız. Hizmeti veren kişi, yaptığı iş karşılığında size belge verir.

Tablo: Karşı tarafın sıfatına göre belge ve sizin tarafınızdaki soru.

Tablodaki üçüncü satır önemlidir. Kayıt dışı bir ödeme, sizin defterinizde de açıklanamayan bir gider demektir.

Aynı kişi iki belge çıkarabilir mi?

Bir serbest çalışan hem şirket hem şahıs olarak faaliyet gösteriyor olabilir. Hangi sıfatla çalıştığını bildirmek kendi sorumluluğundadır. Siz, teklif metninde hangi sıfatla anlaştığınızı yazdırın. Ay içinde sıfat değişirse, değişikliği yazılı olarak bildirmesini isteyin ve eski belgeyle çelişkiyi muhasebeye bildirin.

Belgeyi fark etmek

Makbuzda serbest meslek faaliyetinin yapıldığı, hizmeti alanın kim olduğu ve ödeme tutarının yer aldığı bilgiler görülür. Faturada ise satıcı ve alıcı unvanı, hizmet açıklaması ve vergi bilgileri bulunur. Hangi belgenin hangi unsurları taşıması gerektiğine dair ayrıntı, mevzuat ve GİB duyurularındadır. Belgenin üzerindeki her unsuru teklifle ve sözleşmeyle tek tek karşılaştırın.

E-SMM ve kâğıt makbuz farkı

GİB e-Belge sayfasında (yeni sekmede açılır) e-Serbest Meslek Makbuzu için ayrı bir bölüm bulunur. Sayfada e-SMM düzenlemelerinin, makbuzun elektronik ortamda oluşturulmasını, istenirse kâğıt veya elektronik ortamda alıcıya iletilmesini, elektronik ortamda saklanıp ibraz edilmesini ve Başkanlığa bildirilmesini kapsadığı yazar. Sayfada ayrıca e-SMM'nin "serbest meslek erbaplarından" oluşan kullanıcı grubuna yönelik olduğu ve belirli koşullarda düzenleme zorunluluğu getirdiği görülür. Zorunluluğun kimleri ve hangi tarihten itibaren kapsadığı konusunda sayfadaki güncel metni esas alın.

Sayfadaki menü başlıkları şunlardır: "e-SMM Hakkında", "Mevzuat ve Teknik Mimari", "e-SMM Kayıtlı Kullanıcılar Listesi", "Özel Entegratörler Listesi" ve "e-Serbest Meslek Makbuzu Sorgulama". Arayüz değişebileceğinden menü adları farklı görünebilir.

Alıcı olarak elektronik makbuzla ne yaparsınız?

Elektronik makbuz size e-posta ile gelebilir veya yazar tarafından elden verilebilir. Alıcı olarak yapmanız gerekenler şunlardır.

• Makbuzu ödeme dosyasına PDF veya çıktı olarak ekleyin.
• Makbuz üzerindeki ad, soyad ve tutarı sözleşmedeki bilgilerle karşılaştırın.
• GİB e-Belge sayfasındaki "e-Serbest Meslek Makbuzu Sorgulama" bölümünden makbuzun varlığını sorgulayabilirsiniz.

Sorgulama ekranının hangi alanları istediği ve sonucu nasıl gösterdiği sayfaya girerek görülür. Burada ekran akışı tarif edilmez.

Kâğıt makbuzda ne yapılır?

Kâğıt makbuz da geçerli bir belge olabilir. Kâğıt makbuz alıyorsanız aslını saklayın, taramasını da ödeme dosyasına koyun. Üzerindeki tutarın okunaklı olduğunu, imza ve tarih alanlarının dolu olduğunu kontrol edin. Hangi makbuzun kâğıt, hangisinin elektronik olacağı yazarın kayıtlı olup olmadığına göre değişir. Bu ayrım için de karşı tarafa teklif aşamasında sorun.

Ödemeyi yapan tarafın tevkifat yükümlülüğü

Serbest meslek makbuzlu ödemelerde asıl akıl karıştıran konu, ödemeyi yapanın bir kesinti yapıp yapmayacağıdır. Gelir Vergisi Kanunu madde 94 (yeni sekmede açılır) bu soruyu çerçeveler. Maddenin girişi tevkifat yapmakla yükümlü tarafları sayar: kamu idareleri, ticaret şirketleri, dernekler, vakıflar, kooperatifler, yatırım fonu yönetenler ve gerçek gelirlerini beyan etmeye mecbur olan ticaret ve serbest meslek erbabı gibi taraflar bu listede yer alır. Aynı giriş, bu tarafların maddede bentlerle sayılan ödemeleri nakden veya hesaben yaptıkları sırada, istihkak sahiplerinin gelir vergilerine mahsuben tevkifat yapmaya mecbur olduklarını söyler. Avans olarak ödenenler de ödeme kapsamındadır.

Serbest meslek ödemeleri bendi

Maddenin ikinci bendi, yapılan serbest meslek işleri dolayısıyla bu işleri icra edenlere yapılan ödemelerden söz eder. Bent kendi içinde 18 inci madde kapsamına giren serbest meslek işleri ve diğerleri diye ikiye ayrılır. Bendin belirli ödemeleri dışarıda bırakan bir ibaresi de vardır. Hangi yazarlık veya danışmanlık işinin hangi alt bende girdiği, hangi ödemenin kapsam dışı kaldığı ve uygulanacak oran konusunda belgelerde bu konuda ifade yok. Bu karar ödemeyi yapanın sıfatına ve işin niteliğine bağlıdır.

Ödemeyi yapan siz misiniz?

Madde girişindeki liste ödemeyi yapan tarafı sıfatına göre sayar. Bu nedenle ilk iç soru, kendi işletmenizin hangi sıfatla ödeme yaptığıdır. Ticaret şirketi misiniz, gerçek gelirini beyan etmek zorunda olan bir ticaret erbabı mısınız, dernek veya vakıf mısınız? Uygulama önerisi: kendi sıfatınızı ticaret sicili ve vergi kayıtlarınızdaki bilgiyle eşleştirin. Cevap, yazar ödemesinde kesinti sorusunun sizi bağlayıp bağlamadığını belirler.

Kesinti sizin cebinizden değil, ödemeden çıkar

Madde metni, tevkifatın istihkak sahibinin gelir vergisine mahsuben yapıldığını söyler. Bu ifade, kesintiyle ilgili tutarın hizmeti verenin hesabına mahsup edildiğini gösterir. Yani kesinti, yazara ödenecek tutarın bir kısmının vergi dairesine gitmesidir. Bu kısmın yazarın ödemesinden mi, sizin ek yükünüzden mi karşılanacağı ise sözleşmedeki net-brüt anlaşmasına bağlıdır. Sonraki bölümde bu anlaşmanın nasıl yazılacağı anlatılır.

Net ve brüt tutar anlaşması nasıl yazılır?

Uyuşmazlıkların bir bölümü, iki tarafın aynı rakama farklı anlamlar yüklemesinden çıkar. Yazar "iki bin söylemiştim" der, siz "ödeme iki bin olacak" dersiniz, ama biri brüt, diğeri net anlamı taşır. Kural: rakamın yanına her zaman brüt veya net yazın.

Tablo: Net ve brüt kavramlarının sözleşmedeki karşılığı.

Üç cümleyle netlik

Sözleşmeye şu üç cümleyi ekleyin.

1. Anlaşılan bedel, yazarın düzenleyeceği belgedeki brüt tutardır.
2. Ödemeyi yapan taraf, yürürlükteki mevzuat gereği gerekiyorsa kesinti yapar.
3. Yazar, çalıştığı sıfatı ve düzenleyeceği belge türünü yazılı olarak bildirir.

Rakam yerine ilke yazmanız, mevzuat değiştiğinde sözleşmeyi yeniden açma ihtiyacını azaltır.

Net tutar vaadi verirseniz

Yazara "net şu kadar eline geçecek" diye söz verirseniz, kesinti oranı değiştiğinde brüt tutarı sizin yeniden hesaplamanız gerekir. Bu taahhüt sizi, kesinti ne kadar olursa olsun yazarın eline belirli bir tutar geçirmeye bağlar. Uygulama önerisi: net vaadi veriyorsanız cümlenin sonuna "kesinti oranı değişirse brüt tutar buna göre güncellenir" ekleyin.

Sözleşmede ve brifte yer alacak cümleler

Ödeme koşulları, iş tanımı kadar önemlidir. Yazara içerik brifi gönderirken ödeme bölümünü ayrı bir başlık altında verin. İçerik brifi hazırlama konusunda ayrıntı için SEO içerik brifi nasıl hazırlanır rehberine bakın.

Ödeme başlığında şu bilgiler bulunsun.

• Yazarın sıfatı ve düzenleyeceği belge türü
• Brüt veya net tutar ve tutarın hangi işi kapsadığı
• Teslim ve revizyon sayısı ile ödeme tarihi
• Belgenin ödemeden önce mi sonra mı teslim edileceği
• Kesinti varsa ayrıca gösterileceği, kesinti belgesinin nasıl paylaşılacağı

İçerikle ilgili hak ve etik cümleleri

Ödeme yapıldığında içeriğin hakları kime geçer? Bu soru ayrı bir konudur. Yazı sahibinin hak devri, kullanım hakkı ve yazılı şekil koşulları için içerik siparişinde fikri haklar ve telif devri yazısına bakabilirsiniz. Satın alma sürecini baştan sona kurmak isterseniz dijital pazarlama hizmeti satın alma rehberinde teklif, sözleşme ve kabul adımları bulunur.

Ödeme günü adımları

Ödeme günü, sıraya konmuş kısa bir listeyle yönetilir. Sıra önemlidir, çünkü belge gelmeden yapılan ödeme sonradan düzeltilmesi zor bir kayıt oluşturur.

1. Makbuzu veya faturayı teslim alın.
2. Belgedeki ad veya unvan, tutar ve açıklamayı sözleşmeyle karşılaştırın.
3. Tevkifat sorusunu kendi kayıtlarınızda ödeme tarihiyle birlikte not edin.
4. Kesinti varsa tutarı muhasebenin hesapladığı biçimde ayırın.
5. Ödemeyi bankadan yapın ve dekontu belgeyle birlikte arşive koyun.
6. Yazara ödemenin yapıldığını ve kesinti varsa ayrıldığını bildirin.

Dekont, ödemenin yapıldığını gösterir. Dekont tek başına belgenin yerini tutmaz. Katma Değer Vergisi Kanunu (yeni sekmede açılır) madde 9'un ikinci fıkrası, belgesiz hizmet satın alındığının tespiti halinde ziyaa uğratılan KDV'nin hizmeti satın alan mükelleften aranacağını söyler. Bu hüküm KDV ile ilgilidir ve hangi hizmetin belgesiz sayılacağı olayın niteliğine bağlıdır. Ancak dekonta güvenip belgeyi sonra aramanın neden yanlış olduğunu bu hüküm gösterir. Kanunun birinci maddesi de serbest meslek faaliyeti çerçevesinde yapılan hizmetleri vergiye tabi işlemler arasında sayar. Yani yazarlık ve danışmanlık işinin vergisel boyutu yalnız gelir vergisi tevkifatından ibaret değildir. KDV tarafı ayrı bir konudur ve ayrıca not edilmelidir.

Kesintiyi muhasebeye işleme

Kesinti yapılıyorsa muhasebeye üç bilgi gerekir: brüt tutar, kesinti tutarı ve yazara ödenen net tutar. Bu üç rakamı ödeme günü yazılı olarak muhasebeye iletin. Kesintinin beyanı ve ödenmesi için belgelerde bu konuda ifade yok. Uygulama önerisi: ödeme gününü takvime yazın ve bu tarihi kesintinin kaydına ekleyin.

Yazara bilgi verme

Yazar kesintiyi ödeme sonrası görebilir. Bu nedenle ödemeden önce kısa bir bilgi mesajı gönderin: brüt tutar, kesinti, net tutar ve ödeme tarihi. Bu mesaj hem yazarın kendi muhasebesine veri sağlar hem de sonradan çıkacak sorulara karşı kayıt oluşturur.

Örnek senaryo: bir kuaför zinciri

Örnek senaryo: Bir kuaför zinciri, web sitesi blogu için saç bakımı ve ürün kullanım içerikleri istiyor. İşletmenin sahibi bir yazarla, ayrıca müşteri iletişimini düzenlemek için bir danışmanla çalışacak. Tutarlar bu örneğe dahil değildir.

Yazarla kurulan düzen

Yazar, serbest meslek erbabı olarak çalıştığını bildiriyor. Zincir yöneticisi teklif e-postasında şu üç şeyi yazdırıyor: yazarın sıfatı, düzenleyeceği belge türü ve tutarın brüt olduğu. Yazı teslim edilince yazar makbuzu gönderiyor. Yönetici makbuzdaki adı, tutarı ve açıklamayı e-postayla karşılaştırıyor, ardından muhasebeye iletiyor.

Muhasebe, ödemede tevkifat sorusunun kuaför zincirinin sıfatıyla bağlantılı olduğunu not ediyor ve kesinti hesabını kendi kayıtlarında yapıyor. Yönetici bu hesabı yazara ödeme öncesinde mesajla bildiriyor. Yazar rakamı görüyor, itiraz etmiyor, ödeme yapılıyor.

Danışmanla kurulan düzen

Danışman ise limited şirket üzerinden fatura düzenleyeceğini bildiriyor. Aynı işletme için bu tamamen farklı bir dosyadır. Fatura gelince zincir yöneticisi unvan ve vergi bilgilerini sözleşmeyle karşılaştırıyor. Faturadaki hizmet açıklaması, sözleşmedeki iş tanımıyla birebir uyuşmuyor. Yönetici düzeltme istiyor ve düzeltilmiş belge gelmeden ödeme yapmıyor.

Aynı işletmede iki ödeme, iki farklı belge ve iki ayrı kontrol listesi doğdu. Bunların birbirine karışması için sıfat sorusunun teklif aşamasında yazılı sorulmuş olması yeterliydi.

Ay sonu paketi

Zincir yöneticisi her ay sonu muhasebeye üç dosya gönderiyor: yazar ödemesi, danışman ödemesi ve belgeler. Her dosyada sözleşme veya teklif e-postası, belge ve dekont yan yana duruyor. Muhasebe tek tek sormak zorunda kalmıyor, çünkü sıfat ve belge türü baştan belli.

Avans, parça ödeme ve aylık düzen

Madde 94'ün girişinde ödemelerin avans olarak ödenenler dahil nakden veya hesaben yapıldıkları sırada tevkifata konu olduğu yazar. Bu ifade pratikte şu soruyu doğurur: yazara işe başlarken avans veriyorsanız, kesinti sorusu avans anında mı doğar, iş bitince mi? Maddedeki cümle avansı da kapsama aldığı için ödeme sırasını yazılı kayda geçirin. Tutar ve oran konusunda belgelerde bu konuda ifade yok.

Üç ödeme biçimi, üç ayrı kayıt

Tablo: Ödeme biçimine göre belge ve kayıt sorusu.

Üçüncü satır, uzun süreli çalışmalarda en çok dikkat isteyen satırdır. Ay içinde yazarın sıfatı değiştiyse, örneğin şirket kurup fatura kesmeye başladıysa, belge türü de değişir. Yeni ayın belgesi öncekine benzemiyorsa farkı ay sonu notuna yazın.

Parça parça teslim edilen işler

Bir yazarla beş makalelik bir paket üzerinde anlaşıp her makale tesliminde ödeme yapıyorsanız, her ödeme için ayrı belge mi yoksa paket sonunda tek belge mi alacağınızı sözleşmeye yazın. Belge sayısı ile ödeme sayısı birbirini tutmadığında dekontlarla belgeleri eşleştirmek zorlaşır. Uygulama önerisi: her ödemenin dekont açıklamasına makale başlığını veya paket adını yazın.

Danışmanlık ödemelerinde ek sorular

Yazarlık işi tek bir teslimle bitebilir. Danışmanlıkta ise kapsam akışkandır ve ödeme sorusu daha çok belirsizlik taşır. Danışmanın size ne sunduğunu somut cümlelerle yazdırın.

Kapsamı yazmak

"İçerik stratejisi danışmanlığı" demek yeterli değildir. Hangi toplantılar yapılacak, hangi belgeler teslim edilecek, ne zaman revizyon istenebilecek? Kapsam yazılı olmazsa, ay sonunda danışmanın hangi işe ne kadar bedel istediği tartışmalı hale gelir. Belge açıklaması da sözleşmedeki kapsamla uyuşmalıdır. Kuaför zinciri örneğindeki danışman faturası tam bu nedenle düzeltmeye gitti.

Saatlik, proje bazlı veya aylık bedel

Üç farklı bedel biçimi üç farklı belge sorusu doğurur.

• Saatlik bedelde belgeye saat sayısı ve birim bedelin işlenip işlenmeyeceğini baştan netleştirin.
• Proje bazlı bedelde proje bitişi ile belge tarihi arasındaki ilişkiyi yazın.
• Aylık sabit bedelde belgenin ayın hangi gününde teslim edileceğini kararlaştırın.

Hangi biçim olursa olsun, bedelin brüt mü net mi olduğu aynı kuralla yazılır.

Kendi kayıtlarınızda netleştirmeniz gereken noktalar

Bu konuda kesin hüküm kurmak yerine doğru soruyu sormak daha kıymetlidir. Noktaları bir liste olarak toplarsanız ödeme günü kısalır. Cevapları yazılı olarak kaydedin.

1. İşletmemiz madde 94'te sayılan taraflardan hangisi olarak değerlendiriliyor?
2. Çalıştığımız yazarın yaptığı iş madde 94'ün hangi bendine giriyor?
3. Bu ödeme için kesinti yapılacak mı, yapılacaksa hangi tutar üzerinden ve hangi belgeye dayanarak?
4. Net tutar vaadi verdiysek brüt tutarı nasıl yeniden hesaplayacağız?
5. Kesintinin beyanı ve ödenmesi için takvimde ne zaman hangi işlem gerekiyor?
6. Yazar şirket kurarak fatura kesmeye başlarsa kayıtlarımız nasıl değişir?
7. Belge gelmeden yapılan ödeme varsa bunun KDV tarafındaki sonucu nedir?

Soruların hangisi önce gelir?

İlk iki soru sıfat sorusudur ve cevapları diğerlerini belirler. Bu iki cevabı almadan hesap talep etmeyin. Önce iki sıfatı netleştirmek gerekir, çünkü kesinti sorusunun cevabı bu sıfatlara bağlıdır.

Sözleşmeye yazılabilecek örnek ifadeler

Bu ifadeler hukuki metin değildir, örnek sıralamadır. Kendi sözleşmenizi bu noktalara göre uyarlayın.

• "Yazar, çalıştığı sıfatı ve düzenleyeceği belge türünü sözleşme imzasında yazılı bildirir."
• "Bu sözleşmedeki tutar brüt tutardır. Gerekiyorsa yürürlükteki mevzuata göre yapılacak kesintiler bu tutardan ayrılır."
• "Ödeme, belgenin teslim alınmasından sonra yapılır."
• "Yazarın sıfatı değişirse yazar bunu ödemeden önce yazılı bildirir."

Ödeme gecikirse

Belge geç gelirse ödemeyi de kaydırmak sözleşmede açıkça yazılı olmalıdır. Aksi halde yazar, ödemenin gecikmesini sizin sorumluluğunuz sayabilir. Belge teslim süresi ile ödeme tarihi arasındaki ilişkiyi tek cümleyle yazın.

Karar kuralı: bu ödemede kesinti sorusu var mı?

Sorular sırayla sorulur. Hiçbiri kesin hüküm vermez, yalnızca doğru yere yönlendirir.

1. Karşınızdaki serbest meslek erbabı mı, şirket mi? Şirketse fatura gelir ve kesinti sorusu ayrı bir değerlendirmeye bağlıdır.
2. Serbest meslek erbabıysa işiniz madde 94'ün sayılan ödemeler listesine giriyor mu? Bunu belgelerle teyit edin.
3. Siz madde girişindeki taraf listesinde hangi sıfatla yer alıyorsunuz? Bu, kesintiyi sizin yapıp yapmayacağınızı belirler.
4. Net mi brüt mü anlaştınız? Net anlaştıysanız brüt tutarı yeniden hesaplamanız gerekebilir.
5. Belge ödemeden önce elinizde mi? Değilse ödemeyi bekletin.

Cevaplardan biri belirsizse, ödemeyi yapmadan önce netleştirilecek nokta bu belirsizliktir. Soruyu "ödemeyi şimdi yapayım mı" diye değil, "şu sıfat ve şu işte kesinti sorusu doğuyor mu" diye sorun.

Kuralın nasıl işlediğini örnekle görmek kolaylaştırır. Örnek senaryo: Zincir yöneticisi iki ayrı yazar adayından teklif alıyor. Birinci aday serbest meslek erbabı olduğunu, ikinci aday ise şirket üzerinden çalıştığını yazıyor. Yönetici birinci aday için ikinci ve üçüncü soruları yazılı olarak netleştiriyor. İkinci aday için ise ilk soru "şirketse fatura gelir" yönlendirmesiyle çözülüyor ve kesinti sorusu ayrı bir değerlendirmeye bırakılıyor. İki adayın tekliflerini karşılaştırırken yönetici yalnız brüt tutarlara bakmıyor, belge türünü ve ödeme günündeki ek işi de hesaba katıyor.

Karar kuralının değeri, ödemeyi geciktirmek değil, ödemeyi doğru sıraya koymaktır. Beş sorunun cevabı hazırsa ödeme günü kısa sürer. Cevaplardan biri eksikse, eksik cevap ödeme dosyasının en üstüne not olarak yazılır ve ilk bakılacak yer olur.

Muhasebeye iletilecek belge seti

Her yazar veya danışman ödemesinde aynı seti hazırlayın. Set küçük görünse de, sonradan geriye dönük aramanın maliyetini ortadan kaldırır.

Tablo: Muhasebeye iletilecek belge seti.

Kontrol listesi

• Karşı tarafın sıfatı yazılı olarak alındı.
• Belge türü teklifle uyuşuyor.
• Tutarın brüt mü net mi olduğu sözleşmede yazılı.
• Tevkifat sorusu muhasebeyle teyit edildi.
• Dekont ve belge aynı klasörde.
• Yazara ödeme sonrası bilgi verildi.

Yazarın gözünden kısa not

Yazar tarafında da aynı belge sorusu vardır. Yazarın serbest meslek erbabı olarak mı, şirket olarak mı çalıştığı, ödemede hangi belgeyi düzenleyeceğini belirler. Yazar kendi muhasebesini kuruyorsa, size gönderdiği bilgilerin düzenli olması ödeme sürecini kısaltır. Bu nedenle ilk görüşmede belge türünü ve tutarın brüt mü net mi olduğunu ona da sorun, çünkü bu sorular yazarın kendi işini planlamasını da kolaylaştırır.

Uzun vadeli çalıştığınız yazarlarda ayrıca bir "belge anlaşması" yazın: her ay aynı belge türü, aynı gün teslim, aynı ödeme koşulu. Her ay yeniden pazarlık yerine sabit bir çerçeve kullanılırsa hatalı belge ihtimali azalır.

Karıştırılan noktalar

Dört yanlış anlama ödeme süreçlerinde uyuşmazlık doğurabilir.

"Yazar zaten fatura keser"

Her yazar fatura kesmez. Serbest meslek erbabı olarak çalışan yazar fatura değil serbest meslek makbuzu düzenler. Belge türünü varsaymayın, sorun.

"Net anlaştık, kesinti benim işim değil"

Net anlaşma, brüt tutarı hesaplamayı sizin üzerinize yükleyebilir. Kesintinin kimin işi olduğu ve brüt tutarın nasıl çıkarılacağı sözleşmede yazılı olsun.

"Dekont var, yeter"

Dekont ödemenin yapıldığını gösterir, ödemenin neye karşılık yapıldığını göstermez. Belge ve dekont birlikte arşive girer.

"Her yazar için aynı kural geçerli"

Bent ve kapsam işin niteliğine ve ödemeyi yapanın sıfatına bağlıdır. İki yazara aynı tutarı ödemek, ikisinde de aynı vergisel sonucu doğurmaz. Her ödeme için ayrı değerlendirme yapın.

"Belgeyi ödemeden sonra da alırım"

Belgenin sonradan gelmesi, ödeme anında kesinti sorusunun cevaplanmamış kalması demektir. Madde 94 ödemenin yapıldığı sırada tevkifat yapılmasını söyler. Belgeyi bekleyip ödemeyi önce yaparsanız, kesinti hesabı için gerekli bilgiler elinizde olmayabilir. Uygulama önerisi: belgeyi alın, bilgileri doğrulayın, sonra ödeyin. Yazar acele ediyorsa belgeyi e-postayla önceden göndermesini isteyin, aslını sonra alın.

"Muhasebe zaten halleder"

Muhasebe kayıtları tutar ama sözleşmede ne yazdığınızı, yazarla ne konuştuğunuzu ve belgenin neden geç geldiğini bilemez. Sizden gelen bilgi ne kadar düzenliyse muhasebenin soruları o kadar azalır. Ödeme dosyasını hazırlamak sizin işinizdir, hesabı yapmak muhasebenin.

"Küçük tutar, belge gerekmez"

Belgenin gerekliliği tutardan bağımsız bir sorudur. Küçük tutarlı ödemeler çoğaldığında toplamı büyür ve belgesiz kalan her ödeme ayrı bir sorudur. KDV Kanunu madde 9'un ikinci fıkrası belgesiz hizmet alımını tutar belirtmeden ele alır. Belge talep etmeyi bir alışkanlık haline getirin.

Sık Sorulan Sorular

Serbest meslek makbuzu ile fatura arasındaki fark nedir?

Fatura şirket veya ticari faaliyet gösteren taraflarca düzenlenen belgedir. Serbest meslek makbuzu ise serbest meslek erbabı tarafından yaptığı iş karşılığında düzenlenir. Hangisinin düzenleneceği karşı tarafın çalışma sıfatına bağlıdır.

E-SMM nedir?

e-Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda oluşturulması, alıcıya kâğıt veya elektronik ortamda iletilmesi, saklanması, ibraz edilmesi ve Başkanlığa bildirilmesine ilişkin düzenlemelerin adıdır. Ayrıntı GİB e-Belge sayfasındadır.

Stopajı kim yapar?

Gelir Vergisi Kanunu madde 94, ödemeyi yapan belirli tarafları tevkifat yapmakla yükümlü sayar. Sizin bu listede yer alıp almadığınız ve ödemenizin sayılan bentlere girip girmediği, işletmenizin sıfatına ve işin niteliğine bağlıdır. Hukuki tavsiye değildir.

Net ve brüt tutar neden sözleşmeye yazılmalı?

Aynı rakam brüt ve net anlamında iki ayrı tutarı ifade edebilir. Yazılı ifade, ödeme günü çıkabilecek tutar farkını önler.

Kesinti oranı nedir?

Belgelerde bu konuda ifade yok. Oran ve uygulama için belgelerde bu konuda ifade yok.

Yazar makbuz düzenlemezse ne yaparım?

Önce yazılı olarak belgeyi talep edin. Belge düzenlenmezse ödeme yapmadan önce durumu yazılı olarak kayda geçirin, çünkü belgesiz hizmet alımının KDV tarafında sonucu olabilir.

Sonuç

Yazar veya danışman ödemesinde üç adım yeterlidir: karşı tarafın sıfatını yazılı sorun, belge türünü ödemeden önce teslim alın ve net-brüt ayrımını sözleşmeye yazın. Tevkifat sorusu madde 94'ün ödemeyi yapan sıfatınıza ve işin niteliğine bağlı bir sorusudur. Hukuki tavsiye değildir.

İçerik ihtiyacınız için bir yazar arıyorsanız makale yazımı hizmetimize göz atabilirsiniz.