Dijital pazarlama hizmeti satın almak, bir teklifi onaylamadan önce hedefi, kapsamı ve kabul ölçütünü yazıya dökmekle başlar. Süreç dört kararda toplanır: ne istediğinizi tanımlamak, aynı soru listesiyle teklif toplamak, teklifleri aynı kapsama indirip karşılaştırmak ve teslimi kabul etmeden önce ölçütleri sözleşmeye bağlamak. Ajanstan, yayıncıdan ya da reklam alanı sahibinden hizmet alan blog, e-ticaret ve küçük işletme sahipleri bu sırayı izleyerek hem bütçesini hem de itiraz imkanını korur. Hukuki tavsiye değildir.
Satın almadan önce hedef ve bütçeyi yazıya dökmek
Teklif istemeden önce tek sayfalık bir ihtiyaç notu hazırlayın. Not, tedarikçinin ne yapacağını değil sizin neyi çözmek istediğinizi anlatsın. "Bağlantı alalım" bir görev tanımıdır, hedef değildir. "Yeni ürün serisinin ürün türü aramalarında görünmesi" ise tedarikçinin hangi işleri önereceğini belirleyen bir hedeftir. Hedef net olduğunda gelen teklifler birbirine benzer. Net olmadığında her ajans kendi paketini satar ve karşılaştırma imkansızlaşır.
Örnek senaryoda hedef cümlesi
Örnek senaryo: bir organik kozmetik üreticisinin pazarlama sorumlusu, yeni ürün serisi için dijital hizmet almak istiyor. İhtiyaç notuna şunları yazıyor: hedef, ürün serisinin ürün türü ve içerik aramalarında görünür olması. Mevcut durum, ürün serisinin kendi sayfasının olmaması. Kısıt, içerik listesinin ve fotoğrafların şirketin marka kılavuzuna uyması. Karar yetkisi, marka müdürü ile pazarlama sorumlusunun birlikte onayı. Bu dört satır, tedarikçilere gitmeden önce hangi teklifin hedefe yanıt verdiğini ölçmeyi sağlar.
Bütçe ve onay yetkisi
Bütçeyi tek kalemle değil üç parçayla düşünün: tek seferlik kurulum, düzenli hizmet bedeli ve değişiklik ya da ek talep payı. Kimin hangi tutara kadar onay verebildiğini de yazın. Teklif aşamasında yetkisiz biri "tamam" derse, bu onayın bağlayıcı olup olmadığı sonradan tartışmaya açık kalır. Uygulama önerisi: onay yetkisini ve onay yöntemini (e-posta, imzalı form, sistem içi onay) ihtiyaç notunun son satırına ekleyin.
Hizmet türüne göre ne satın aldığınızı ayırmak
Dijital pazarlama tek bir ürün değildir. Her hizmet türünün teslim ettiği şey, kabul ölçütü ve risk noktası farklıdır. Aynı teklif formunu her türe aynen uygulamak, eksik kalan soruların fark edilmemesine yol açar.
| Hizmet türü | Teslim edilen şey | Kabul ölçütü örneği | Dikkat noktası |
|---|---|---|---|
| SEO ajansı hizmeti | Denetim raporu, öneri listesi, uygulanan değişiklikler | Rapor teslimi ve değişikliklerin yayınlanmış olması | Sıralama garantisi vaadi, site erişim yetkisi |
| Tanıtım yazısı ve yayıncı bağlantısı | Yayımlanmış yazı ve bağlantı adresi | Yayın adresinin açılması, bağlantı etiketinin brife uygun olması | Bağlantı etiketi, yayında kalma süresi, yazının sonradan kaldırılması |
| Reklam alanı | Belirli konumda belirli süre yayın | Yayın tarihi, konum ve görüntüleme kanıtı | Yayın kesintisi, alanın başkasına devri |
| İçerik üretimi | Yazı, görsel ya da video dosyası | Brife uyum ve revizyon turu sonunda onay | Telif devri ve kullanım kapsamı |
| Yönetilen reklam hizmeti | Hesap yönetimi, kampanya kurulumu, rapor | Raporun düzenli teslimi, hesap sahipliğinin sizde kalması | Reklam hesabının kimin adına açıldığı |
Karışık hizmetleri kalemlere bölmek
Bazı teklifler tek paket içinde hem içerik üretimi hem bağlantı hem de raporlama sunar. Böyle bir paketi tek kalem gibi onaylamayın. Her bileşeni tablodaki türlerden birine yerleştirin ve her biri için ayrı teslim ile kabul ölçütü isteyin. Paket fiyatı bölünemiyorsa, bileşenlerden birinin kabul edilmemesi durumunda bedelin ne olacağını sözleşmede açıkça yazdırın.
Ajans ile iç ekip arasındaki seçim, bu tablodaki hizmetlerin hangisini dışarıdan almak istediğinize bağlıdır. Ayrıntı için SEO ajansı mı, iç ekip mi yazısına bakın.
Teklif isteme formunda bulunması gereken sekiz başlık
Aynı formu her tedarikçiye gönderin. Cevaplar aynı başlıklar altında geldiğinde karşılaştırma işi yarıya iner.
- Tedarikçinin ticari unvanı, vergi dairesi ve iletişim kişisi.
- İşin kapsamı: ne yapılacak, ne yapılmayacak.
- Teslim edilecekler ve teslim tarihleri.
- Ücret, ödeme planı ve fatura kesim zamanı.
- Kabul ölçütü: teslim nasıl onaylanır, revizyon hakkı nedir.
- Raporlama biçimi ve sıklığı.
- Kullanılacak üçüncü taraflar: yayıncı, serbest çalışan yazar, araç sağlayıcı.
- Sözleşmenin sona erme koşulları ve veri iadesi.
Brif hazırlığı için yayıncıya tanıtım yazısı brifi yazısındaki alanlar, ikinci ve üçüncü başlığı doldurmanıza yardım eder.
Formda sorulmayan ama sonradan sorun çıkaran noktalar
- Yazının ya da görselin telif hakkının kimde kalacağı.
- Tedarikçinin işi başka birine yaptırıp yaptıramayacağı.
- Teslim sonrası düzeltme için tanınan süre.
- Verdiğiniz bilgilerin (hesap erişimi, müşteri listesi) iş bitince nasıl iade edileceği.
Google'ın SEO hizmeti alanlara sorduğu sorular
Google, arama sonuçlarında görünürlük için SEO hizmeti almayı düşünenlere yönelik bir sayfa yayımlıyor. İngilizce yayımlanan Do you need an SEO? (yeni sekmede açılır) sayfası, hizmet almadan önce sorulacak soruları ve dikkat edilecek işaretleri listeler.
Sorulması önerilen sorular
- Önceki işlerden örnekler ve başarı hikayeleri.
- Google Search Essentials ilkelerine uyup uymadıkları.
- Hangi sonuçların hangi zaman aralığında beklendiği ve başarının nasıl ölçüldüğü.
- Sektörünüzde, ülkenizde ya da şehrinizde ve uluslararası sitelerde deneyimleri ile ne kadar süredir iş yaptıkları.
- Site değişikliklerini ve gerekçelerini sizinle paylaşıp paylaşmayacakları.
Sayfa ayrıca geçmiş müşterilerden referans almanızı öneriyor: sayfadaki ifadeye göre bu müşterilere, SEO'nun yararlı bir hizmet verip vermediği sorulabilir.
Kırmızı bayraklar
Sayfa, istenmeden gelen e-postaları, sır gibi davranan ya da yapacağını açıkça anlatmayan firmaları, bağlantı popülerliği düzenlerinden ya da siteyi binlerce arama motoruna kaydetmekten söz eden SEO hizmetlerini ve Google tarafından "onaylı" olduğunu söyleyen araçları dikkat edilecek işaretler arasında sayar. Google ile "özel ilişki" ya da "öncelikli kayıt" iddiasını da aynı listede anar.
Garanti ve erişim yetkisi
Sayfadaki ifade açık: kimse Google'da bir numaralı sırayı garanti edemez. Değişikliklerin birinci sırayı getireceğini garanti eden birini bırakıp başka birini bulun. Site denetimi için Search Console'da yalnızca okuma erişimi vermenizi, bu aşamada yazma erişimi vermemenizi de öneriyor. FTP erişimi olan bir SEO'nun yaptığı bütün değişiklikleri açıklamaya hazır olması gerektiği yazılı. Sayfa şunu da ekliyor: tuttuğunuz firmaların eylemlerinden nihayetinde siz sorumlusunuz.
Uygulama önerisi: bu kırmızı bayrakları teklif formunun ek sorusu olarak kullanın ve her cevabı yazılı alın. Sözlü cevap, itiraz aşamasında kanıt olarak işe yaramaz. Google belgelerindeki öneriler değişebilir; uygulamadan önce güncel sayfaya bakın.
Bağlantı satın alma ve Google'ın spam politikası
Teklifte bağlantı kalemi varsa Google'ın spam politikalarına bakmadan karar vermeyin. Spam politikaları (yeni sekmede açılır) sayfası bağlantı spam'ini, öncelikle arama sıralamasını manipüle etmek amacıyla bir siteye ya da siteden bağlantı oluşturma uygulaması olarak tanımlıyor ve sıralama amacıyla bağlantı alıp satmayı bu kapsamda sayıyor. Aynı sayfa, alım satımın bağlantıya rel="nofollow" ya da rel="sponsored" niteliği eklenerek işaretlendiği durumda ihlal sayılmadığını söylüyor.
Bu ayrım teklifinizi doğrudan etkiler. Bir tedarikçi takipli bağlantı satıyorsa, sattığı şeyin bu çerçeveyle nasıl bağdaştığını yazılı anlatmalıdır. Teklifteki bağlantı kalemini okumak için SEO ajansı teklifinde backlink kalemi yazısındaki soruları kullanabilirsiniz.
Teklifleri aynı kapsama indirip karşılaştırmak
Üç teklifin fiyatlarını yan yana koymak karşılaştırma değildir. Biri raporlamayı içerir, diğeri içermez. Biri tek seferlik ücret ister, öbürü aylık. Önce kapsamı eşitleyin, sonra fiyata bakın.
| Karşılaştırma satırı | Teklif A | Teklif B | Teklif C |
|---|---|---|---|
| Kapsam (yapılacak işler) | Teklifteki madde listesi | Teklifteki madde listesi | Teklifteki madde listesi |
| Kapsam dışı bırakılanlar | Teklifte yazan | Teklifte yazan | Teklifte yazan |
| Teslim tarihleri | Tarih listesi | Tarih listesi | Tarih listesi |
| Kabul ölçütü | Yazılı mı, sözlü mü | Yazılı mı, sözlü mü | Yazılı mı, sözlü mü |
| Fiyatın içermediği kalemler | Ek ücret doğuran işler | Ek ücret doğuran işler | Ek ücret doğuran işler |
| Üçüncü taraf kullanımı | Belirtilmiş mi | Belirtilmiş mi | Belirtilmiş mi |
Eksik kalan hücreleri tedarikçilere soru olarak gönderin. Bir tedarikçi sorunuza yazılı cevap vermiyorsa, bu da karşılaştırma tablosuna veri olarak girer. Tanıtım yazısı tekliflerinde aynı normalleştirme için tanıtım yazısı teklifi nasıl karşılaştırılır yazısındaki satır yapısını uygulayabilirsiniz.
Karar kuralı: hangi teklif elenir, hangisi ikinci tura kalır
Karşılaştırma tablosu tamamlandığında kararı sıraya koymak gerekir. Karar kuralı, kapsamı yazıya dökülmemiş teklifleri ilk turda eler.
- Kapsamı ve teslim listesi yazılı olmayan teklif elenir.
- Sıralama, trafik ya da satış garantisi veren teklif elenir. Google, kimsenin bir numaralı sırayı garanti edemeyeceğini yazıyor.
- Kabul ölçütünü tanımlamayan teklif, tanımlanana kadar ikinci tura kalmaz.
- Üçüncü taraf kullanımını gizleyen teklif elenir.
- Kalan tekliflerden, size en çok yazılı bilgi veren ikinci tura kalır. Fiyat bu aşamada devreye girer.
Sözleşme, sipariş teyidi ve kabul kriteri
Türk Borçlar Kanunu'nun 6098 sayılı metni (yeni sekmede açılır), sözleşmenin nasıl kurulduğuna ilişkin hükümler taşır. Madde 1'e göre sözleşme, tarafların iradelerini karşılıklı ve birbirine uygun olarak açıklamalarıyla kurulur. İrade açıklaması açık veya örtülü olabilir. Madde 2'ye göre taraflar sözleşmenin esaslı noktalarında uyuşmuşsa, ikinci derecedeki noktalar üzerinde durulmamış olsa bile sözleşme kurulmuş sayılır. İkinci derecedeki noktalarda uyuşulamazsa hakim, uyuşmazlığı işin özelliğine bakarak karara bağlar. Aynı maddede sözleşmelerin şekline ilişkin hükümlerin saklı olduğu da yazılı.
Teklifin bağlayıcılığı
Madde 3'e göre kabul için süre belirleyerek bir sözleşme yapılmasını öneren, bu sürenin sona ermesine kadar önerisiyle bağlıdır. Kabul bu süre içinde kendisine ulaşmazsa öneren, önerisiyle bağlılıktan kurtulur. Uygulama önerisi: teklifte geçerlilik süresini açıkça yazdırın ve kabulünüzü bu süre içinde, kayıt altına alınabilen bir yolla iletin.
Şekil: yazılı olmak zorunda mı?
Madde 12'ye göre sözleşmelerin geçerliliği, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir. Madde 14, yazılı şekilde yapılması öngörülen sözleşmelerde borç altına girenlerin imzalarının bulunmasını zorunlu kılar. Kanunda aksi öngörülmedikçe imzalı mektup ve güvenli elektronik imzayla gönderilip saklanabilen metinler de yazılı şekil yerine geçer. Madde 15, imzanın borç altına girenin el yazısıyla atılmasını zorunlu tutar ve güvenli elektronik imzanın el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurduğunu belirtir. Hangi dijital hizmet sözleşmesinin kanunen yazılı olması gerektiği konusunda belgelerde bu konuda ifade yok. Uygulama önerisi: kanun şart koşmasa bile kapsamı, bedeli ve kabul ölçütünü imzalı bir belgede ya da onaylanmış e-posta zincirinde tutun.
Kabul adımları: teslimi onaylamadan önce ne yapılır
Teslim edilen iş, yazılı ölçütle karşılaştırılmadan onaylanmamalıdır. Onay verildikten sonra itiraz etmek zorlaşır. Bu nedenle kabul, sözleşmenin ayrı bir adımı olarak yazılmalıdır.
- Teslim edilen şeyi kapsam listesiyle satır satır eşleştirin.
- Yayına giren işlerde yayın adresini kendiniz açın ve brifteki etiket, bağlantı ve metin beklentisini kontrol edin.
- Rapor teslimlerinde ham veriyi ve kaynağını isteyin. Özet tablo tek başına yeterli kanıt değildir.
- Eksikleri tek mesajda, numaralı liste halinde ve tarihli olarak bildirin.
- Kısmi kabul yapacaksanız hangi kalemin kabul edildiğini yazın.
Reklam alanı alımında kabul ölçütünün hangi belgeyle kanıtlanacağı için reklam alanı sözleşmesi kontrol listesi yazısı ayrıntılı bir çerçeve sunar.
Kabul kararının üç biçimi
| Karar | Ne zaman verilir | Yazılı cevapta bulunması gerekenler |
|---|---|---|
| Kabul | Tüm kalemler ölçütle eşleşiyor | Kabul edilen kalemlerin listesi ve tarih |
| Koşullu kabul | Eksikler küçük ve düzeltilebilir | Eksiklerin numaralı listesi, düzeltme için beklenen tarih |
| Ret | Teslim kapsamla ya da ölçütle uyuşmuyor | Hangi ölçütün karşılanmadığı ve hangi belgeye dayandığınız |
Koşullu kabulde ödemenin hangi bölümünün düzeltmeye kadar bekletileceğini de yazın. Ödemeyi tamamen durdurmak ya da tamamen yapmak yerine, kalemle ilişkili tutarı bekletmek iki tarafın da uygulayabileceği bir ara yoldur. Ödeme koşullarının bu biçimde değiştirilebilmesi için sözleşmede yazılı olması gerektiğini unutmayın.
Ödeme planını kabul adımlarına bağlamak
Ödemenin tamamını işe başlamadan yapmak, kabul ölçütünün gücünü sıfırlar. Ödeme planını teslim kalemlerine bağlamak, tedarikçiyi kapsam listesine sadık kalmaya iter ve sizin elinizde bir doğrulama anı bırakır.
| Ödeme anı | Bağlandığı olay | Kanıt |
|---|---|---|
| Başlangıç ödemesi | İmzalı sözleşme ve ihtiyaç notunun onaylanması | İmzalı belge |
| Ara ödeme | İlk teslim kalemlerinin kabulü | Kabul yazısı |
| Son ödeme | Tüm kalemlerin kabulü ve raporun teslimi | Rapor ve kabul yazısı |
Uygulama önerisi: her ödemeden önce fatura unvanının sözleşmedeki unvanla aynı olduğunu kontrol edin. Unvan eşleşmesi, ödeme hesabı ve sicil kontrolü için ayrı bir ön kontrol yapılır; tedarikçi doğrulama adımlarını teklif aşamasında tamamlamak, ödeme aşamasında yaşanacak sürprizleri azaltır.
Tedarikçiyle yazışma ve kayıt düzeni
Satın alma sürecindeki her karar, bir yazışmanın sonucu olarak kayda geçmelidir. Telefon görüşmesi yaptıysanız, aynı gün görüşmenin özetini yazılı olarak gönderin ve karşı tarafın "doğrudur" cevabını alın.
- Tüm teklif ve sözleşme yazışmalarını tek bir ortak posta kutusunda ya da klasörde toplayın.
- Dosya adlarına tarih ve sürüm ekleyin; hangi teklifin hangi tarihte geçerli olduğu bilinsin.
- Değişiklik taleplerini sözleşme ekine dönüştürün; yalnız e-postada kalan değişiklik unutulur.
- Kabul yazısını, teslim edilen işin bağlantısı ya da dosyasıyla aynı klasöre koyun.
Bu düzen küçük görünür ama itiraz aşamasında hangi belgenin geçerli olduğunu gösteren yegane kaynak olur. Yayıncı tarafında teslimin gerçekleşmediği durumlarda izlenecek sıra için tanıtım yazısı teslim edilmezse itiraz süreci yazısına göz atın.
Örnek senaryo: organik kozmetik üreticisi teklifleri nasıl eledi?
Örnek senaryo: organik kozmetik üreticisinin pazarlama sorumlusu üç tedarikçiden teklif istedi. İlk teklif yalnız aylık bir ücret ve "görünürlük artışı" ifadesi içeriyordu. İkinci teklif kapsam listesi, teslim tarihleri ve kabul ölçütüyle gelmişti ama üçüncü taraf yayıncıları belirtmiyordu. Üçüncü teklif hem kapsamı hem yayıncıları hem de raporlama biçimini yazılı veriyordu ama sıralama garantisi veriyordu.
Eleme sırası
Karar kuralına göre ilk teklif kapsamsız olduğu için, üçüncü teklif garanti verdiği için ilk turda elendi. İkinci teklif sahibine üçüncü taraf kullanımı soruldu. Yazılı cevap gelince teklif ikinci tura kaldı. Marka müdürü ile yapılan görüşmede ürün sayfasının kapsamı, içerik listesi ve fotoğraf onay akışı ve kabul ölçütü sözleşmeye eklendi.
Kabul aşaması
Teslim edilen ürün sayfası, ihtiyaç notundaki dört satırla karşılaştırıldı: ürün sayfası var mı, ürün adı ve içerik bilgisi doğru mu, marka kılavuzuna uyuyor mu, yayın adresi açılıyor mu. Eksik olan içerik bilgisi tek mesajla bildirildi. Düzeltme sonrası kabul yazısı gönderildi ve ara ödeme bu yazıya bağlı olarak yapıldı.
Altı adımlık satın alma takvimi
Takvim, hangi adımın kimde olduğunu ve hangi belgeyle tamamlandığını gösterir. Süreleri hizmetin büyüklüğü ve ekibinizin iş yükü belirler, bu yüzden tabloda tarih yerine çıktı belgesi yer alır.
| Adım | Ne yapılır | Sorumlu | Çıktı belgesi |
|---|---|---|---|
| 1 | İhtiyaç notu ve bütçe çerçevesi | Pazarlama sorumlusu | Tek sayfalık not |
| 2 | Teklif isteme formunun gönderilmesi | Satın alma sorumlusu | Sekiz başlıklı form |
| 3 | Tekliflerin kapsam tablosuna indirilmesi | Pazarlama ve satın alma | Karşılaştırma tablosu |
| 4 | Eleme kuralının uygulanması ve netleştirme soruları | Pazarlama sorumlusu | Yazılı cevaplar |
| 5 | Sözleşme ve sipariş teyidi | Yetkili imza sahibi | İmzalı belge |
| 6 | Teslim ve kabul | Pazarlama sorumlusu | Kabul yazısı |
Teklifleri değerlendirme, sorumluluk ve ilk ay kontrolleri
Tedarikçinin cevaplarını puanlamak
Eleme kuralından sonra kalan tekliflerde sezgi yerine basit bir puanlama tablosu kullanın. Amaç, kararı sayıya indirmek değil, her teklifin hangi soruya yazılı cevap verdiğini görünür kılmaktır. Her satırı "evet, yazılı", "kısmen" ya da "hayır" diye işaretleyin ve aynı etiketleri tüm tekliflere uygulayın.
| Ölçüt | Evet, yazılı | Kısmen | Hayır |
|---|---|---|---|
| Kapsam ve kapsam dışı maddeler ayrı listelenmiş | Her iki liste de var | Yalnız kapsam var | Liste yok |
| Teslim tarihleri verilmiş | Her kalem için tarih var | Genel bir tarih var | Tarih yok |
| Kabul ölçütü tanımlanmış | Ölçüt kalem bazında yazılı | Genel bir cümle var | Ölçüt yok |
| Üçüncü taraflar açıklanmış | Adlar ve rolleri yazılı | Yalnız "iş ortakları" deniyor | Açıklama yok |
| Raporlama biçimi belli | Biçim ve içerik yazılı | Yalnız "rapor verilir" deniyor | Rapor yok |
| Sona erme koşulları yazılı | Taraflar için ayrı yazılı | Tek taraflı yazılı | Yazılı değil |
Tablo, kararı otomatikleştirmez. Ancak iki teklifin fiyatı yakınsa, "evet, yazılı" sayısı fazla olan teklif sizin için daha az sürpriz taşır. Sütunlar arasında ağırlık vermek isterseniz, kabul ölçütü ve üçüncü taraf satırlarına öncelik verin: ikisi de teslim sonrası anlaşmazlıkların başlangıç noktasıdır.
Sorumluluk dağılımı: sizde kalması ve tedarikçiye bırakılması gerekenler
Dışarıdan hizmet almak, sorumluluğu devretmek anlamına gelmez. Google da tuttuğunuz firmaların eylemlerinden nihayetinde sizin sorumlu olduğunuzu yazıyor. Bu yüzden işi tedarikçiye verirken hangi kararların sizde kalacağını baştan ayırın.
| Alan | Sizde kalan | Tedarikçiye bırakılan |
|---|---|---|
| Hedef ve mesaj | Hedefin, hedef kitlenin ve marka dilinin belirlenmesi | Hedefe uygun içerik ve bağlantı planının hazırlanması |
| Hesap ve erişim | Hesap sahipliği, parola politikası, erişimin kapatılması | Verilen yetki kapsamında günlük işlem |
| Yayın onayı | Yayına girecek metnin ve bağlantının son onayı | Taslak hazırlama ve düzeltme |
| Ödeme | Fatura, unvan ve hesap kontrolü | Faturanın zamanında ve doğru unvanla kesilmesi |
| Raporlama | Raporun ham veriyle karşılaştırılması | Raporun hazırlanıp teslim edilmesi |
Alt yüklenici ve serbest çalışan kullanımı
Ajansların bir bölümü yazıyı, görseli ya da bağlantı çalışmasını başka bir ekibe yaptırır. Bu başlı başına sorun değildir. Sorun, bunun size söylenmemesidir. Teklif formundaki yedinci başlık bu yüzden vardır. Alt yüklenici varsa kim olduğunu, hangi veriye eriştiğini ve işin bittiğinde bu verinin nasıl silineceğini yazılı isteyin.
Kişisel veri paylaşan işlerde ek soru
Müşteri listesi, sipariş verisi ya da form kayıtları paylaşılacaksa, tedarikçiye verinin hangi amaçla kullanılacağını yazdırın. Bu ayrıntı ayrı bir konu olduğundan satın alma sürecinde yalnızca şu soruyu sorun: hangi veriye ihtiyaç var ve neden. Yanıt, işin gerektirdiğinden fazlasını istiyorsa teklif eleme listesine girer.
Sekiz başlığın her biri için örnek soru ve beklenen cevap biçimi
Formun sekiz başlığı yalnız başlık olarak bırakılırsa tedarikçiler istediği kadar kısa cevap verir. Her başlığa somut bir soru ekleyin ve cevabın hangi biçimde gelmesi gerektiğini belirtin.
| Başlık | Sorulacak soru | Beklenen cevap biçimi |
|---|---|---|
| Unvan ve iletişim | Faturanın hangi unvanla kesileceğini ve iş boyunca sizin muhatabınızın kim olacağını yazar mısınız? | Tam unvan, vergi dairesi, tek muhatap adı ve e-posta adresi |
| Kapsam | Teklife dahil olan ve olmayan işler nelerdir? | İki ayrı madde listesi |
| Teslim | Her kalem hangi tarihte ve hangi biçimde teslim edilecek? | Kalem, tarih, biçim tablosu |
| Ücret | Hangi işler ek ücrete tabidir ve ödeme hangi olaya bağlıdır? | Kalem bazlı fiyat ve ödeme olayı listesi |
| Kabul | Teslimi nasıl onaylayacağız, kaç revizyon turu var? | Ölçüt listesi ve revizyon turu sayısı |
| Raporlama | Raporda hangi veriler olacak, ham veriye erişebilir miyiz? | Rapor şablonu ve veri kaynağı |
| Üçüncü taraf | İşin hangi bölümünü kim yapıyor? | Ad, rol ve veri erişimi tablosu |
| Sona erme | Taraflar sözleşmeyi nasıl sonlandırabilir, verinin iadesi nasıl olur? | Fesih ve iade maddesi |
Cevap gelmeyen sorular
Bir soru cevapsız kalırsa bunu bir kez daha, aynı metinle ve yazılı olarak hatırlatın. İkinci kez de cevap gelmiyorsa tabloya "cevap yok" yazın ve puanlamada "hayır" sayın. Sessizlik, size ilerleyen aşamada daha pahalıya mal olabilecek bir bilgidir.
Sözleşme sonrası ilk ay: kontrol noktaları
Sözleşme imzalandığında satın alma bitmez. İlk ayda işin sözleşmedeki plana uygun ilerleyip ilerlemediğini gösteren üç kontrol noktası belirleyin.
- İlk teslim kalemi gelmeden önce tedarikçiden kısa bir ilerleme notu isteyin.
- İlk kabulde, kabul ölçütünün tabloda yazdığı biçimde uygulandığını doğrulayın.
- Ay sonunda ilk raporu ham veriyle karşılaştırın ve farkları sorun.
Örnek senaryoda kozmetik üreticisinin sorumlusu ilk raporu aldığında, ürün sayfasının yayın tarihini ve arama aracında görünen adresi kendisi kontrol etti. Raporda yazan sayfa adresi ile gerçek adres birbirini tutuyordu. Tutmasaydı, bir sonraki ödeme kabul yazısına kadar bekletilecekti.
Sözleşme ekleri
Örnek senaryodaki sözleşmenin ekleri şunlardı: ihtiyaç notu, onaylanan teklif, kabul ölçütü listesi ve ödeme takvimi. Dört ek de sözleşme metnine atıf yapılarak imzalandı. Böylece teklifteki ifadeler sözleşme dışında kalmadı.
Dikkat edilecek hatalar
Fiyatı kapsamdan önce karşılaştırmak
En ucuz teklif kapsamı en dar teklif olabilir. Kapsam eşitlenmeden fiyat sıralaması yapmayın.
Sözlü onayı yeterli saymak
Telefonda verilen "tamamdır" cevabı sonradan kanıtlanamaz. Her onayı e-posta ya da imzalı formla tekrarlayın.
Hesap ve erişim sahipliğini tedarikçiye bırakmak
Reklam hesabı, analitik hesabı ve alan adı sizin adınıza açılmalıdır. Tedarikçi sözleşme bitince erişimi kapatırsa, geçmiş veriye ulaşamayabilirsiniz.
Kabul ölçütünü teslimden sonra yazmak
Ölçüt teslimden sonra yazılırsa taraflar farklı beklentilerle konuşur. Ölçütü sözleşmeyle birlikte yazın.
Raporu tek başına kanıt saymak
Tedarikçinin hazırladığı rapor, işin yapıldığını gösteren tek belge olmamalıdır. Yayın adresini, sayfa içeriğini ve tarihleri kendiniz doğrulayın. Rapor ile gerçek durum arasındaki farkı ilk raporda yakalamak, üçüncü raporda yakalamaktan çok daha ucuzdur.
Fesih ve veri iadesini unutmak
Sözleşmenin nasıl biteceği, başlarken konuşulmayan konudur. Oysa erişim yetkilerinin kapatılması, dosyaların teslimi ve yayınlanmış içeriğin kimde kalacağı iş bittiğinde gündeme gelir. Bu başlıkları teklif formunun sekizinci maddesine bağlayın.
Eşik olmayan teklifi eşik gibi okumak
Kimi teklifler "başlangıç fiyatı" ifadesiyle gelir. Bu ifade, hangi kapsamın o fiyata girdiğini söylemez. Başlangıç fiyatını, kapsam listesi gelmeden karşılaştırma tablosuna girmeyin.
Referans aramadan imza atmak
Google'ın sayfası geçmiş müşterilere sorulmasını öneriyor. Referans vermekten kaçınan tedarikçinin bunu açıklayabilmesi gerekir.
Sık Sorulan Sorular
Dijital pazarlama hizmeti alırken ilk yapılacak iş nedir?
Hedefi, bütçeyi ve onay yetkisini tek sayfalık bir notta yazın. Bu not, teklif formunun ve karşılaştırma tablosunun temelini oluşturur.
Teklif isteme formunda hangi başlıklar bulunmalı?
Unvan ve iletişim, kapsam, teslim listesi, ücret ve ödeme planı, kabul ölçütü, raporlama, üçüncü taraf kullanımı ve sona erme koşulları sekiz temel başlıktır.
Bir SEO ajansı sıralama garantisi verebilir mi?
Google'ın "Do you need an SEO?" sayfası, kimsenin Google'da bir numaralı sırayı garanti edemeyeceğini yazar ve garanti verenden uzak durulmasını söyler.
Teklif ne zaman bağlayıcı olur?
Türk Borçlar Kanunu madde 3'e göre kabul için süre belirleyerek sözleşme yapılmasını öneren, sürenin sonuna kadar önerisiyle bağlıdır. Hukuki tavsiye değildir.
Sözleşmenin yazılı olması zorunlu mu?
Madde 12'ye göre kanunda aksi öngörülmedikçe geçerlilik bir şekle bağlı değildir. Belgelerde dijital hizmet sözleşmeleri için ayrı bir yazılı şekil zorunluluğuna ilişkin ifade yok.
Teslimi onaylamadan önce ne kontrol edilir?
Teslim edilen iş kapsam listesiyle satır satır karşılaştırılır. Yayın adresi açılır, brifteki etiket ve metin kontrol edilir, eksikler tarihli ve numaralı listeyle yazılı bildirilir.
Sonuç
Dijital pazarlama hizmeti satın almak, doğru tedarikçiyi bulmaktan çok kararı yazıya dökmekle ilgilidir: hedef notu, sekiz başlıklı teklif formu, aynı kapsama indirilmiş karşılaştırma tablosu ve sözleşmeye bağlanmış kabul ölçütü. Bu dört belge hazırsa fiyat tartışması da itiraz aşaması da daha kolay ilerler. Tabloları bir sonraki satın almada da kendi şirketinizin formuna dönüştürerek kullanın. Aynı biçimle yapılan alımlar birbiriyle karşılaştırılabilir hale gelir, hangi tedarikçinin sözünü yazıya döktüğü, hangisinin dökmediği zamanla görünür olur ve ekipten biri değişse bile süreç aynı sırayla işler. Backlink hizmetini ayrı bir kalem olarak satın alacaksanız backlink paketlerini inceleyip aynı karşılaştırma tablosuna ekleyebilirsiniz. Hukuki tavsiye değildir.
Yorum Yaz
Yorum yapabilmek için giriş yapmalısınız. Giriş Yap