Tedarikçi Firma Doğrulama: MERSİS ve Sicil Ön Kontrolü

Bir ajansa, yayıncıya ya da reklam alanı sahibine ödeme yapmadan önce yapılacak ön kontrol üç eşleşmeden oluşur: sicildeki unvan ile teklifteki unvan aynı mı, faturayı kesen taraf bu unvanla mı kesiyor ve ödeme hesabı aynı unvana mı ait. Üçü de tutuyorsa ödeme güvenle ilerler. Biri tutmuyorsa durup yazılı açıklama istemek gerekir. Blog, e-ticaret ve küçük işletme sahipleri bu kontrolü birkaç dakikada, yalnızca resmi kurum sayfalarındaki bilgilerle yapabilir.

Ödemeden önce hangi kimlik bilgileri istenir?

Kontrol, tedarikçiden istediğiniz bilgilerle başlar. Teklifi aldığınızda ya da ilk yazışmada şu bilgileri yazılı isteyin. Bunların hiçbiri tedarikçiyi zor durumda bırakacak bir talep değildir: ticari faaliyet yürüten her taraf bu bilgileri fatura keserken zaten kullanır.

Uygulama önerisi: bu tabloyu ilk teklif yazışmasının ekine koyun ve boş kalan satırları tedarikçiye iade edin. Bir satırı boş bırakan tedarikçi, bunu daha sonra açıklamak zorunda kalır.

Gerçek kişi ya da şirket: ilk ayrım

Tedarikçi bir şirket olabileceği gibi bir gerçek kişi tacir de olabilir. İkisinde de sormanız gereken soru aynıdır: faturayı kim kesecek ve parayı kim alacak. Marka adı ile ticari unvan farklı olabilir. Web sitesindeki marka adını fatura unvanının yerine geçen bir bilgi saymayın.

MERSİS nedir, bir ön kontrolde ne işe yarar?

T.C. Ticaret Bakanlığı'nın MERSİS sayfası (yeni sekmede açılır) sistemi, iki temel fonksiyonu sağlamak amacıyla tasarlanmış merkezi bir bilgi sistemi olarak tanıtıyor. İlk fonksiyon, şirket ile ticari işletmelerin kayıt, değişiklik ve terkin işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesi. İkinci fonksiyon, bütün tüzel kişilerin ve diğer ekonomik birimlerin tekil bir numarayla tek bir sistemde birleştirilmesi.

Sayfada ayrıca MERSİS Mobil, kuruluş, değişiklik ve giriş işlemlerine ilişkin kılavuzlar, bir kullanıcı kılavuzu ve "Belge Doğrulama" bağlantısı yer alıyor. Ana sayfada bir firma sorgulama işlevine ya da MERSİS numarasıyla sorguya ilişkin ifade yok: belgelerde bu konuda ifade yok. Bu yüzden MERSİS numarasını, tedarikçiden istediğiniz bir kimlik bilgisi ve sicil kaydıyla karşılaştıracağınız bir ortak anahtar olarak düşünün, herkesin sayfadan sorgulayabileceği bir veri tabanı olarak değil.

"Belge Doğrulama" bağlantısı ne zaman işe yarar?

Tedarikçi size MERSİS üzerinden alınmış bir belge gönderdiyse, sayfadaki "Belge Doğrulama" bağlantısı belgenin doğrulanması için bir başlangıç noktasıdır. Bağlantının hangi belge türlerini kapsadığına ilişkin ayrıntı sayfada yok. Arayüzü Türkçe kullanıyorsanız etiket adları farklı görünebilir.

Ticaret sicili kaydı: neyi inceleyebilirsiniz?

Türk Ticaret Kanunu'nun 6102 sayılı metni (yeni sekmede açılır), madde 35'in ikinci fıkrasında herkesin ticaret sicilinin içeriğini inceleyebileceğini söyler. Bu, tedarikçinin söylediği unvanı, adresi ve yetkilileri kayıtla karşılaştırmak için kullanabileceğiniz bir imkândır.

Uygulama önerisi: tedarikçiden aldığınız altı bilgilik tabloyu, sicilde gördüğünüz kayıtla satır satır karşılaştırın ve her satırın karşısına "eşleşti" ya da "fark var" yazın. Sicil kaydını incelediğiniz tarihi de dosyaya ekleyin; unvan ve adres zamanla değişebileceği için tarihsiz bir karşılaştırmanın değeri sınırlıdır.

Sicil kaydından hangi sorulara cevap alırsınız?

• Tedarikçinin söylediği unvan sicilde kayıtlı mı?
• İşletme merkezi adresi teklifteki adresle uyuşuyor mu?
• İmzayı atan kişi, kayıttaki yetkililerden biri mi?
• Unvan ya da adres yakın zamanda değişmiş mi?

Sicilin içeriğini incelemek, tedarikçinin hizmet kalitesi hakkında bilgi vermez. Kalite için referans, örnek iş ve teslim koşulları ayrıca değerlendirilir. Belgelerde tedarikçinin güvenilirliğine ilişkin bir sicil ölçütü yok.

Sicil unvanı ile fatura unvanının eşleşmesi

Teklifteki unvan sicildeki unvanla aynıysa sıra fatura örneğine gelir. Sözleşme imzalanmadan önce tedarikçiden, ilk faturanın nasıl görüneceğini gösteren bir örnek ya da taslak isteyin. Amaç, faturayı kesecek tarafın sicildeki taraf olduğunu ödemeden önce görmektir.

Fatura örneğinde bakılacak beş alan

• Fatura unvanı sicildeki unvanla aynı mı?
• Vergi dairesi ve vergi numarası teklifte yazılanla aynı mı?
• Adres, işletme merkezi adresiyle uyuşuyor mu?
• Hizmet tanımı teklifteki kalemlerle aynı mı?
• Tutar ve para birimi teklifle aynı mı?

Beş alandan biri uyuşmuyorsa faturayı kayda almadan önce tedarikçiye yazılı sorun. Uyuşmazlığı fatura kayıtlarınıza girmeden çözmek, sonradan düzeltme istemekten daha kolaydır.

Marka adıyla kesilen fatura

Web sitesinde görünen marka adı ile faturadaki unvan farklı olabilir. Fatura marka adıyla geliyorsa, bu adın hangi şirkete ait olduğunu belgeyle sorun. Sicildeki unvanı taşımayan bir fatura, üç eşleşmeden birinin tutmadığı anlamına gelir.

e-Belge sayfası: e-Fatura ve e-Arşiv fatura sorgulama

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge sayfası (yeni sekmede açılır), e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına giriş sağlar. e-Fatura menüsünde "Hakkında", "Yararlanma Yöntemleri", "Kayıtlı Kullanıcılar Listesi" ve "Özel Entegratörler Listesi" başlıkları; e-Arşiv menüsünde ve faydalı bağlantılarda ise "e-Arşiv Fatura Sorgulama" bağlantısı görünüyor. Sayfa ayrıca e-Faturanın görüntülenmesi ve doğrulanması için "e-Fatura Görüntüleyici" aracını anıyor.

Sayfada olan ve olmayan bilgiler

Sayfa, e-Arşiv fatura sorgulamasının hangi bilgilerle yapıldığını ve sonucunda neyin görüntülendiğini açıklamıyor: belgelerde bu konuda ifade yok. Aynı şekilde "Kayıtlı Kullanıcılar Listesi" başlığının içeriği ana sayfada anlatılmıyor. Bu yüzden listeye ya da sorguya girmeden önce arayüzdeki yönergeleri okuyun. Arayüzü Türkçe kullanıyorsanız etiket adları farklı görünebilir.

Uygulama önerisi: tedarikçiden aldığınız faturanın türünü (e-Fatura, e-Arşiv ya da kâğıt) sorun ve e-Belge sayfasındaki sorgu bağlantısının bu fatura türü için kullanılıp kullanılamayacağını arayüzdeki yönergelerden kontrol edin.

Ödeme hesabı ve unvan uyumu

Fatura unvanı doğruysa son kontrol paranın gideceği hesaptır. Hesap sahibi bir üçüncü kişi ya da çalışanın şahsi hesabıysa, bunu ödemeden önce yazılı sorun. Banka hesap bilgisini, tedarikçinin kendi kaşesi ve imzasıyla ya da bankanın hesap bilgisi yazısıyla alın.

Hesap bilgisi değişikliği talebi

Yazışmanın ortasında gelen "hesap numaramız değişti" mesajı, tutarsızlık işaretidir. Mesajdaki bilgiyi yeni bir e-postayla değil, daha önceden kayıtlı telefon numarasından ya da imzalı bir yazıyla teyit edin.

Şüpheli durumda yazılı açıklama isteme

Üç eşleşmeden biri tutmuyorsa tedarikçiyi suçlamadan, olgusal bir soruyla yazın. Ne gördüğünüzü, hangi belgeyle karşılaştırdığınızı ve ne istediğinizi yazın.

1. Gördüğünüz tutarsızlığı bir cümleyle yazın: "Sicildeki unvan X, teklifteki unvan Y."
2. Hangi belgeyi karşılaştırdığınızı belirtin: sicil kaydı, fatura, banka yazısı.
3. İstediğiniz açıklamayı ve belgeyi belirtin.
4. Ödemenin açıklama gelene kadar bekletildiğini bildirin.
5. Cevap için kendi takviminize uygun bir tarih verin.

Cevap geldiğinde ne kontrol edilir?

Cevap belgeye dayanıyorsa belgeyi sicil kaydı veya fatura ile karşılaştırın. Cevap yalnızca "sorun yok" diyorsa ve belge eklemiyorsa, açıklama sayılmaz. Açıklamayı ve ekini kaydınıza ekleyin.

Eşleşme tablosu: karar kuralı

Üç eşleşme sonucunu tek karar kuralına bağlayın.

Örnek senaryo: bir oto kiralama şirketinin yayıncı seçimi

Örnek senaryo: bir oto kiralama şirketi, hafta sonu kiralama kampanyasını tanıtmak için üç yayıncıdan tanıtım yazısı teklifi aldı. Şirketin pazarlama sorumlusu her yayıncıdan altı bilgilik tabloyu istedi. İlk yayıncı tabloyu doldurup sicil belgesini ekledi. İkinci yayıncı, teklifte bir marka adı kullanıyor ama fatura unvanını söylemedi. Üçüncü yayıncının tekliften gelen hesap bilgisi bir gerçek kişiye aitti.

Kontrol sırası

Sorumlu ilk yayıncının unvanını sicil belgesiyle, fatura örneğiyle ve banka yazısıyla karşılaştırdı. Üçü tuttu. İkinci yayıncıya fatura unvanını sordu. Gelen cevap, marka adından farklı bir şirket unvanıydı. Bu unvanı sicil kaydıyla karşılaştırmak için kayıt örneğini istedi. Üçüncü yayıncıya hesap sahibinin neden bir gerçek kişi olduğunu sordu.

Karar

İlk yayıncı onaylandı. İkinci yayıncının kaydı eşleşti ve süreç devam etti. Üçüncü yayıncı açıklama göndermediği için teklif karşılaştırma tablosundan çıkarıldı. Kararın dayanağı, yazılı olarak kayıt altına alınmış tabloydu.

Doğrulamanın sınırı: sicil neyi göstermez?

Sicil kaydı ve fatura kontrolü, tedarikçinin kimliğine dair kontrolleri sağlar. Hizmetin kalitesini, teslim süresini ya da itibarını göstermez. Belgelerde bu konulara ilişkin bir ifade yok. Kimlik kontrolünü referans, örnek iş ve yazılı teslim şartlarıyla birlikte değerlendirin.

• Sicil kaydı, tedarikçinin sözünü tutacağını göstermez.
• Fatura eşleşmesi, işin teklifteki kapsamda yapılacağını göstermez.
• Doğru hesap sahibi, tedarikçinin yayını zamanında yapacağını göstermez.
• Üç eşleşmenin tutması yalnızca ödemenin doğru tarafa gideceğini gösterir.

Doğrulama kaydını nasıl saklarsınız?

Kontrol yapıldığını sonradan göstermek için kayıt gerekir. Her tedarikçi için küçük bir doğrulama dosyası oluşturun.

Kişisel veri içeren kimlik ya da imza belgelerini yalnızca kontrol için gerekli süre ve gerekli kişilerle paylaşın. Gerekmeyen bilgiyi kaydınıza almayın.

Bağlantı satıcılarında ek işaretler

Tedarikçi bir bağlantı ya da tanıtım yazısı satıyorsa kimlik kontrolü yetmez. Teklifin içindeki ifadeleri de okumak gerekir; bunun için backlink satıcısı teklifindeki kırmızı bayrak cümleleri yazısı bir başlangıç sunar. Kaynak bilgisinin ve raporun sorgulanması için SEO ajansı tedarik zinciri şeffaflık listesi, şişirilmiş ölçümleri ayırmak için sahte trafik ve şişirilmiş SEO metrikleri yazısı kullanılabilir.

Doğrulama sürecini ekip içinde işletmek

Tedarikçi kontrolü bir kişinin hafızasına bırakılırsa, o kişi izne çıktığında atlanır. Süreci küçük de olsa bir iş akışı olarak yazın: kim ister, kim kontrol eder, kim ödemeyi onaylar.

Kontrol eden ile onaylayan aynı kişi olmasın

Küçük işletmelerde bunu sağlamak her zaman kolay değildir. Yine de mümkünse eşleşme tablosunu hazırlayan kişi ile ödemeyi onaylayan kişiyi ayırın. İki kişi mümkün değilse, tabloyu ödemeden önce yazılı olarak işletme sahibine gönderin ve onay cevabını kaydedin.

İlk ödeme ile tekrar eden ödeme arasındaki fark

İlk ödemede altı bilginin tamamı kontrol edilir. Tekrar eden ödemede yalnızca değişen unsurlar kontrol edilir: fatura unvanı hâlâ aynı mı, hesap bilgisi değişti mi, yetkili kişi değişti mi. Değişiklik yoksa kısa bir not yeterlidir. Değişiklik varsa ilk ödeme kontrolü yeniden yapılır.

Dönemsel gözden geçirme

Sürekli çalıştığınız tedarikçiler için kayıt dosyasını belirli aralıklarla yenileyin. Aralığı sizin işletmenizin ödeme sıklığı belirler. Ticaret sicili kaydı zamanla değişebilir: unvan, adres ya da yetkililer güncellenmiş olabilir. TTK madde 35 uyarınca sicilin içeriğini incelemek herkesin elindedir ve yenileme için bu imkan kullanılabilir.

Yeni kurulmuş, küçük ya da yurt dışı tedarikçilerle çalışırken

Buradaki kontroller Türkiye içinde kayıtlı tedarikçiler içindir. Yurt dışında kurulu bir tedarikçi için bu sayfalardaki kaynaklar ne söylüyor diye sorarsanız: belgelerde bu konuda ifade yok. Yurt dışı bir tedarikçiyle çalışacaksanız, o ülkenin kendi sicil kaynağından benzer bir kayıt isteyin ve eşleşme mantığını aynen uygulayın.

Yeni kurulmuş şirket

Yeni kurulmuş bir şirketin geçmiş referansı olmayabilir. Bu tek başına olumsuz bir işaret değildir. Ancak sicil kaydı, fatura ve hesap eşleşmesi daha da önemli hale gelir; çünkü başka güven kaynağınız yoktur. İlk işi küçük bir kapsamla başlatıp teslimi kabul ettikten sonra büyütmek makul bir yoldur. Bu bir uygulama önerisidir.

Tek kişilik ve gerçek kişi tedarikçiler

Serbest çalışan bir yazar, bir blog sahibi ya da küçük bir reklam alanı sahibi şirket olmayabilir. Bu durumda da faturayı kimin keseceğini ve paranın kime gideceğini yazılı alın. Fatura kesme yükümlülüğü olmayan bir tarafla çalışıyorsanız, ödeme belgesinin ne olacağını önceden netleştirin. Bu konuda belgelerde ayrıntı yok.

Ödemeden önce son kontrol listesi

1. Teklifteki unvan, sicil kaydındaki unvanla aynı mı?
2. Vergi dairesi ve numarası teklifte yazılı mı?
3. MERSİS numarası yazılı mı ve sicil kaydıyla uyumlu mu?
4. İşletme merkezi adresi sicil kaydıyla aynı mı?
5. İmzayı atan kişinin yetkisi belgelenmiş mi?
6. Fatura taslağı ya da örneği sözleşmedeki unvanla geliyor mu?
7. Fatura türü (e-Fatura, e-Arşiv ya da kâğıt) belli mi?
8. Hesap sahibi, fatura unvanıyla aynı mı?
9. Hesap bilgisi imzalı bir yazıyla ya da banka yazısıyla geldi mi?
10. Bilgilerde yazışma sırasında değişiklik oldu mu ve ayrı bir kanaldan teyit edildi mi?
11. Açıklama istenen noktalar belgeyle cevaplandı mı?
12. Kontrolün kaydı tarihli bir dosyada saklandı mı?

Listedeki on iki maddenin her biri bir evet ya da hayır cevabı taşır. Tek bir hayır, ödemeyi bekletmek için yeterli bir nedendir; hayırın nedeni belgeyle kapanana kadar ödeme emri verilmez.

Örnek senaryoda tekrar eden ödeme

Örnek senaryodaki oto kiralama şirketi, onaylanan yayıncıdan ikinci bir tanıtım yazısı satın aldığında yalnızca değişen unsurlara baktı. Fatura unvanı aynıydı. Hesap bilgisi aynıydı. Yetkili kişi değişmişti, bu yüzden yeni imza yetkisi için bir yazı istendi ve yazı geldikten sonra ödeme yapıldı. Kontrol kaydına tek satır eklendi.

Örnek senaryoda yanlış fatura

Aynı şirket başka bir dönemde, hizmet tanımı teklifle uyuşmayan bir fatura aldı. Fatura, teklifteki iki yayın yerine tek yayın gösteriyordu. Muhasebe faturayı aldığı gün farkı yazılı bildirdi ve düzeltilmiş fatura talep edildi.

Tedarikçiye gönderilecek örnek yazılar

Kontrol sırasında üç ayrı yazı işinize yarar. Üçü de kısa, olgusal ve tarihli olmalıdır.

• Bilgi isteme yazısı: "Teklifinizi aldık. Sözleşme ve fatura için tam ticari unvanınızı, vergi dairenizi ve numaranızı, MERSİS numaranızı, işletme merkezi adresinizi ve ödeme yapılacak hesabın sahibini yazılı olarak iletmenizi rica ederiz."
• Tutarsızlık yazısı: "Teklifinizdeki unvan ile elimizdeki sicil kaydındaki unvan farklı görünüyor. Farkın nedenini belgeyle açıklamanızı rica ederiz. Açıklama gelene kadar ödeme bekletilecektir."
• Hesap değişikliği yazısı: "Hesap bilgisi değişikliği talebinizi aldık. Daha önce kayıtlı telefon numaranızdan teyit alınmadan ödeme yapılmayacaktır."

Yazıların tonu nötr kalmalıdır. Amaç tedarikçiyi suçlamak değil, kaydı tamamlamaktır. Dürüst bir tedarikçi bu soruları rutin bir işlem olarak karşılar ve belgeyi gönderir.

Karşılaştırma tablosuna doğrulama satırı eklemek

Teklifleri karşılaştırdığınız tabloya fiyat ve kapsam satırlarının yanına bir de doğrulama satırı koyun. Böylece kimlik bilgisini vermeyen bir teklif, fiyatı ne kadar düşük olursa olsun, daha ilk turda görünür hale gelir.

Satın alma ve muhasebe arasında iş bölümü

Fatura kontrolü muhasebenin günlük işidir ama ödeme öncesi kimlik kontrolü ayrı bir iştir. İki işi birbirine bağlayın: satın alma tarafı eşleşme tablosunu hazırlar, muhasebe faturayı bu tabloyla karşılaştırır. Fatura geldiğinde farkın kime bildirileceğini ve yazıyı kimin göndereceğini baştan belirleyin. Böylece uyuşmazlık, kimsenin sahiplenmediği bir e-posta olarak kalmaz.

Kimlik belgesi toplarken veri azaltımı

Tedarikçi bir gerçek kişiyse kimlik ve imza belgeleri kişisel veri taşır. Kontrol için gerekeni isteyin, gerekmeyeni istemeyin: unvan, vergi bilgisi ve hesap sahibi yeterli olabilir. Kimlik fotokopisi istiyorsanız hangi amaçla ve ne kadar süre saklayacağınızı kendi içinizde belirleyin ve belgeyi herkese açık bir klasörde tutmayın. Veriyi yalnızca kontrol bitene kadar saklamak, kayıt dosyasında yalnızca eşleşme sonucunu bırakmak güvenli bir yoldur. Bu bir uygulama önerisidir.

Aynı kontrolü yayın sonrasında tekrarlamak

İş bitip son ödeme yapılırken bile unvan ve hesap kontrolünü yeniden yapın. Uzun süren işlerde şirket unvanı, adresi ya da banka hesabı değişmiş olabilir. İlk ödemedeki kontrol ile son ödemedeki kontrol arasındaki fark, sizin için tedarikçide bir değişiklik olduğunun işaretidir ve yazılı bir soruyla çözülür.

Ödeme bekletildiğinde tedarikçiyle yazışma

Ödemeyi bekletmek, tedarikçiyle ilişkiyi bitirmek anlamına gelmez. Bekletme gerekçesini yazılı bildirirken şu üç noktayı açık yazın: hangi eşleşme tutmadı, hangi belge ile tutarsızlık giderilebilir ve ödeme açıklama geldikten sonra kaç iş günü içinde yapılacak. İş günü sayısını kendi muhasebe takviminize göre belirleyin. Tedarikçi aynı gün belgeyi gönderiyorsa süreç hızla ilerler. Haftalarca cevap gelmiyorsa bu, karşılaştırma tablosuna yazılacak bir veridir.

Kontrolün ekip yükü

Kontrol tek bir tedarikçi için kısa sürer ama tedarikçi sayısı arttıkça yük artar. Yükü azaltmanın yolu, her tedarikçi için aynı tabloyu ve aynı dosya yapısını kullanmaktır. Tablo bir kez hazırlanır, her yeni tedarikçide yalnızca değerler değişir. Dosya yapısı sabit olduğunda, denetim ya da muhasebe sorusu geldiğinde ilgili belgeyi bulmak da kolaylaşır.

Kontrolü teklif aşamasına çekmek

Ödeme günü yapılan kontrol, tutarsızlık çıktığında zaman baskısı yaratır. Kimlik bilgilerini teklif aşamasında isteyip kontrolü sözleşme imzasından önce tamamlarsanız, ödeme günü yalnızca fatura ve hesap eşleşmesine bakılır. Sözleşmeye "fatura, sözleşmede yazılı unvanla kesilecektir" cümlesini koymak, ödeme günündeki tartışmayı da önceden kapatır.

Kontrolü yapan kişi için kısa yönerge

Kontrolü ilk kez yapacak biri için sıra şöyledir: önce tedarikçinin gönderdiği altı bilgilik tabloya bakın, sonra sicil kaydını inceleyin, ardından fatura örneğini ve banka yazısını sicil unvanıyla karşılaştırın, son olarak sonucu tek satırlık bir notla dosyaya yazın. Not şu üç ifadeden birini içermelidir: "eşleşti", "açıklama istendi" ya da "durduruldu". Notun yanına tarihi ve kontrolü yapanın adını ekleyin. Bu kısa not, sonradan "kontrol yapıldı mı" sorusunun cevabıdır.

Eşleşmeyen küçük farklar

Her fark bir sorun değildir. Büyük küçük harf, kısaltma ("Ltd. Şti." ile "Limited Şirketi"), noktalama ya da fazladan bir boşluk gibi biçim farkları kayıt farkı sayılmaz. Unvanın kelimeleri farklıysa, adres farklıysa ya da vergi numarası farklıysa gerçek bir fark vardır ve yazılı açıklama gerekir. Biçim farkını sorun etmeyin ama gerçek farkı atlamayın.

Unvan farkı çıktığında sorulacak tarih sorusu

Teklifteki unvan sicildeki unvandan farklıysa ilk soru, farkın ne zaman doğduğudur. Tedarikçi unvanını yakın zamanda değiştirdiyse güncel sicil kaydı yeni unvanı gösterir, eski belgeler ise eski unvanı taşır. Uygulama önerisi: tedarikçiden değişikliği gösteren belgeyi isteyin, sicildeki güncel kaydı bu belgeyle karşılaştırın ve sözleşmede hangi unvanın geçerli olduğunu açıkça yazın. Fatura da aynı unvanla kesilecekse bunu da sözleşme metnine ekleyin.

Cevap gecikirse

Gerçek bir fark varsa tedarikçiye kendi takviminize uyan bir cevap tarihi verin ve tarihi dosyaya yazın. Cevap haftalarca gelmezse bu gecikme karşılaştırma tablosuna yazılacak bir veridir: teslimde sorun çıktığında tedarikçinin nasıl davranacağını gösterir. Ödemeyi bu sürede bekletmeniz tedarikçiyle ilişkiyi bitirdiğiniz anlamına gelmez.

Dikkat edilecek hatalar

Marka adını ticari unvan saymak

Web sitesinde görünen ad ticari unvan olmayabilir. Sözleşmede ve faturada tam unvan yazılı olmalıdır.

Hesap değişikliğini e-postayla teyit etmek

Hesap değişikliği talebini gönderenle teyit ettiğiniz kanal aynıysa teyit anlamsızdır. Ayrı bir kanal kullanın.

Faturayı kontrol etmeden kayda almak

Unvanı ya da hizmet tanımı uyuşmayan bir fatura kayda girdikten sonra düzeltmek zorlaşır. Faturayı kayda almadan önce unvanı, tutarı ve hizmet tanımını teklifle karşılaştırın.

Kontrolü yalnızca büyük ödemeler için yapmak

Küçük tutarlı ilk ödeme, tedarikçiyle ilişki başlatan ödemedir. Kimlik kontrolünü ilk ödemeden önce tamamlayın.

Doğrulamayı kalite kontrolü sanmak

Eşleşen unvan iyi iş garantisi değildir. Kimlik kontrolünü referans ve teslim koşullarıyla tamamlayın.

Kaydı tutmamak

Kontrolü yaptığınızı gösteren belge yoksa, kontrol yapılmamış sayılır. Dosyayı oluşturun.

Sık Sorulan Sorular

Ödeme yapmadan önce tedarikçiden hangi bilgileri istemeliyim?

Tam ticari unvan, vergi dairesi ve numarası, MERSİS numarası, işletme merkezi adresi, yetkili kişi adı ve ödeme hesabının sahibi yazılı istenir.

MERSİS üzerinden firma sorgulayabilir miyim?

T.C. Ticaret Bakanlığı'nın MERSİS sayfası sistemi merkezi bir bilgi sistemi olarak tanıtır. Ana sayfada firma sorgulama işlevine ilişkin ifade yok.

Ticaret sicilini kim inceleyebilir?

Türk Ticaret Kanunu madde 35'in ikinci fıkrasına göre herkes ticaret sicilinin içeriğini inceleyebilir.

Fatura unvanı sicildeki unvanla aynı olmalı mı?

Ön kontrolde faturadaki unvan, teklifteki ve sicil kaydındaki unvanla karşılaştırılır. Farklıysa ödeme bekletilir ve farkın nedeni belgeyle yazılı istenir.

Fatura unvanı ile hesap sahibi farklıysa ne yapmalıyım?

Ödemeyi bekletin ve farkın nedenini belgeyle yazılı isteyin. Cevap belge içermiyorsa açıklama sayılmaz.

Doğrulama tedarikçinin kaliteli olduğunu gösterir mi?

Hayır. Sicil ve fatura kontrolü kimlik eşleşmesini gösterir. Hizmet kalitesi ve teslim süresi için belgelerde bir ifade yok.

Sonuç

Tedarikçi doğrulama, üç eşleşmeyi sırayla kontrol etmekten ibarettir: sicildeki unvan, fatura unvanı ve ödeme hesabının sahibi. Kontrol, sicil inceleme imkânını bilen bir alıcının elinde kısa sürer ve ödemeyi yanlış tarafa göndermeyi önler. Kontrolün sonucunu her tedarikçi için tarihli ve imzalı bir notla dosyalayın, böylece aynı soruyu iki kez sormak zorunda kalmazsınız ve ödeme onayını verenin neye dayandığı görünür kalır. Tutarsızlık çıkarsa suçlama yerine yazılı soru sorun, cevabı belgeyle isteyin ve tabloyu saklayın.

Bir sonraki tedarikçide de aynı tabloyu, aynı eşleşme kuralını ve aynı dosya düzenini kullanın. Kontrol her seferinde aynı biçimde yapıldığında, hangi tedarikçide hangi bilgi eksik kaldı sorusunun cevabı da kayıtlarınızdan görünür.

Ödemeden önce kimliği doğrulanmış bir tedarikçiden bağlantı almayı düşünüyorsanız backlink paketlerini inceleyebilirsiniz.